Do wypłaty świadczeń urlopowych w 2022 r. obowiązani są pracodawcy, którzy nie utworzyli zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – ani dobrowolnie, ani ze względu na stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia tego roku – i nie zrezygnowali z wypłaty tych świadczeń informując pracowników o tym do końca stycznia br. W 2022 roku pełne świadczenie urlopowe wynosi 1.662,97 zł.

Świadczenie urlopowe jest przychodem ze stosunku pracy. Podlega więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych, tak jak pozostałe należności ze stosunku pracy. Przepisy podatkowe nie przewidują żadnego zwolnienia dla tego rodzaju wypłaty.

Inaczej jest ze składkami ZUS. Świadczenie urlopowe nie stanowi bowiem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 6). Potwierdza to również § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że są sytuacje, w których świadczenie urlopowe podlega jednak oskładkowaniu w całości lub w części. Będą to np. świadczenia urlopowe wypłacane przez pracodawcę zatrudniającego na dzień 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie utworzył ZFŚS, ale wprowadził wypłatę świadczeń.

Rozliczenie świadczenia urlopowego w 2022 roku
Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Przysługuje mu świadczenie urlopowe w wysokości 1 247,23 zł (3/4 z 1.662,97 zł). Zarabia on 2.800 zł, ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek. Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca 15 lipca, dzień przed rozpoczęciem 14-dniowego urlopu przez pracownika. 29 lipca pracownik otrzyma wynagrodzenie za lipiec. Jest ono zwolnione ze składek ZUS.

Lista nr 1 na 15 lipca 2022 r. – wypłata świadczenia urlopowego

Lista nr 2 na 29 lipca 2022 r. – wypłata wynagrodzenia (bez kosztów uzyskania przychodów, które już zostały uwzględnione w liście nr 1)

Działalność socjalna prowadzona przez pracodawców tworzących ZFŚS polega m.in. na świadczeniu usług na rzecz różnych form wypoczynku – krajowego lub zagranicznego – kierowanych do osób uprawnionych. Pieniądze z funduszu mogą być wydatkowane m.in. na organizowanie ferii dla dzieci i młodzieży, np. wycieczek, obozów czy kolonii. Popularną formą wsparcia osób uprawnionych w okresie wakacyjnym są także dopłaty do tzw. wczasów pod gruszą, czyli zorganizowanych przez pracownika we własnym zakresie.

Świadczenia z ZFŚS w postaci dofinansowania do wypoczynku, np. wczasów pod gruszą są zwolnione ze składek na ZUS, bez żadnych limitów co do ich wartości. Pracodawcy, którzy nie utworzyli ZFŚS, lecz u których funkcjonuje inny fundusz przeznaczony na cele socjalno-bytowe, powstały na podstawie układu zbiorowego pracy, naliczają składki od świadczeń z niego wypłacanych o wartości przekraczającej rocznie kwotę odpisu podstawowego, określoną w ustawie o ZFŚS.Do wysokości tego odpisu, świadczenia są więc wolne od oskładkowania.

Z podatku dochodowego zwolnione są:

1) wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej 1.000 zł w roku podatkowym, z tym że w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 (czyli do końca 2023 roku) – do kwoty 2.000 zł;

2) dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł - do wysokości 2.000 zł, ale w okresie od 2020 roku do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 limit wynosi 3.000 zł.

Dopłata do wypoczynku zorganizowanego dziecka pracownika
Pracodawca, na wniosek pracownicy, przyznał jej dofinansowanie do kolonii 11-letniego dziecka. Kolonie organizuje miejski dom kultury, uprawniony do organizowania takiego wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Dopłata pochodzi z ZFŚS i wyniesie 800 zł. Pracownica przedłożyła w firmie rachunek potwierdzający wpłatę, na którym widnieją dane organizatora wypoczynku, uczestnika, forma wypoczynku oraz jego okres i koszt. Kwota dofinansowania to dla pracownicy przychód ze stosunku pracy, zwolniony z podatku dochodowego oraz ze składek ZUS.

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyjątkiem pozycji wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Chodzi tu m.in. o: jednorazowe, nieperiodyczne wypłaty, nagrody jubileuszowe, trzynastki, wynagrodzenie za czas niezawinionego przestoju, za czas choroby, urlopu wypoczynkowego.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokościuwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W praktyce oznacza to, że tego rodzaju składniki wypłaca się w normalnej wysokości, bez osobnego wyliczania kwoty za urlop.

Odrębne wynagrodzenie urlopowe oblicza się ze zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Uwzględnia się je w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w ciągu 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, np. premii kwartalnych, w ogóle nie wlicza do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wypłaca się je w przyjętych terminach wypłaty tych składników. Okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Rozliczenie wynagrodzenia urlopowego – lipiec 2022 roku
W lipcu 2022 roku pracownik korzysta z 80 godzin urlopu wypoczynkowego. Otrzymuje on:

• stałe wynagrodzenie w wysokości 5.900 zł oraz
• premie regulaminowe, które w okresie od kwietnia do czerwca br. wyniosły łącznie 4.780 zł.

W okresie tym pracownik faktycznie przepracował 468 godzin.

Wynagrodzenie urlopowe wynosi:

• 4.780 zł : 468 godzin = 10,21 zł,
• 10,21 zł × 80 godzin = 816,80 zł.

Za lipiec pracownik powinien otrzymać: 6.716,80 zł (5.900 zł + 816,80 zł) oraz ewentualną bieżącą premię za czas przepracowany.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Dotyczy to sytuacji, gdy np. jeden lub dwa pełne miesiące były nieprzepracowane z powodu nieobecności. Wówczas należy te miesiące pominąć i cofnąć się do wcześniejszych choć w części przepracowanych.

Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu był zatrudniony krócej niż 3 miesiące i otrzymał wynagrodzenie zmienne za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego tylko wówczas, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Ekwiwalent wypłaca się w dniu rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zazwyczaj jest to po prostu ostatni dzień pracy pracownika.

Ekwiwalent urlopowy – lipiec 2022 roku
Pracownik jest zatrudniony na 7/8 etatu. Odejdzie z pracy z końcem sierpnia 2022 roku. Ma prawo do ekwiwalentu za 96 godzin niewykorzystanego urlopu. Wynagrodzenie pracownika jest 3-składnikowe:

1) stała miesięczna płaca zasadnicza, tj. 4 600 zł,

2) dodatek za pracę w nocy oraz

3) zmienna premia kwartalna.

W okresie lipiec – maj 2022 roku pracownik otrzymał za pracę w porze nocnej dodatek w łącznej wysokości 59 zł, a w okresie sierpień 2021 roku – lipiec 2022 roku cztery premie w łącznej kwocie 4.200 zł.

1. Średnie miesięczne wynagrodzenie zmienne:

• 59 zł : 3 = 19,67 zł,
• 4.200 zł : 12 = 350 zł,
• razem: 369,67 zł.

2. Podstawa wymiaru ekwiwalentu:

• 4.600 zł + 369,67 zł = 4.969,67 zł.

3. Obliczenie kwoty ekwiwalentu:

• 4.969,67 zł : 18,31 (współczynnik w 2022 r. dla 7/8 etatu) = 271,42 zł,
• 271,42 zł : 8 godz. = 33,93 zł,
• 33,93 zł × 96 godz. urlopu = 3.257,28 zł.