Świadczenia świąteczne od pracodawcy – rozliczenia podatkowo-składkowe

Zapisz się na szkolenie online "Zmiany w obliczaniu stażu pracy, czyli cicha rewolucja w kadrach w 2026 roku"

23.10.2024

Wartość bonów, paczek czy imprez mikołajkowych może stanowić przychód pracownika, co wiąże się z koniecznością opodatkowania i odprowadzania składek ZUS. Istnieją jednak sytuacje, w których świadczenia te mogą być zwolnione z oskładkowania, o ile spełniają określone warunki z ustawy o ZFŚS. Pracodawcy muszą zadbać o odpowiednie zapisy w regulaminach.

Prawo do świątecznych świadczeń nie musi przysługiwać wyłącznie obecnym lub byłym pracownikom zakładu pracy.

Nie ma formalnych przeszkód, aby uprawnienie do świadczeń z ZFŚS mieli np. zleceniobiorcy lub osoby pobierające świadczenie przedemerytalne. Oczywiście, jeżeli odpowiednie zapisy znajdą się w regulaminie. Trzeba jednak pamiętać, że na osoby te nie jest dokonywany odpis, w związku z czym ewentualne świadczenia dla nich uszczuplą pulę funduszu przeznaczoną dla załogi lub emerytów i rencistów.

Ustawa o ZFŚS nie przewiduje możliwości finansowania tzw. świadczeń okolicznościowych, w tym przypadku związanych ze świętami. W rozumieniu ustawy działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz udzielania rzeczowej lub finansowej pomocy materialnej (np. zakup konkretnych towarów czy bonów lub talonów towarowych). Właśnie tak należy sformułować odpowiedni zapis w regulaminie. Nie może więc znaleźć się w nim np. zapis, że (...) z okazji świąt pracownikom przysługują bony towarowe, ponieważ wówczas zostaną potraktowane jako świadczenie okolicznościowe.

Zapis dotyczący pomocy rzeczowej w regulaminie

Zapis ten może zostać sformułowany w następujący sposób:

W okresie świąt Bożego Narodzenia i Wielkiej Nocy osobom uprawnionym przysługuje pomoc rzeczowa w postaci bonów towarowych, których wartość uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby.

Bony sfinansowane z funduszu socjalnego

Bony i talony to w okresie przedświątecznym jedno z popularniejszych świadczeń. Pracodawca wykupuje w ramach środków ZFŚS i przekazuje swoim pracownikom bony lub talony uprawniające do poboru towarów za określoną kwotę. Uprawniony nie ma natomiast możliwości ich wymiany na gotówkę.

Jeżeli zakup bonów towarowych spełnia wymogi określone ustawą o ZFŚS, to będzie miał tu zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego wyłączający taki przychód z podstawy wymiaru składek. W przeciwnym wypadku, mimo sfinansowania zakupu środkami ZFŚS, ZUS uzna otrzymany bon jako przychód ze stosunku pracy i nakaże naliczyć oraz opłacić zaległe składki.

Bony o jednakowym nominale – składki ZUS

Zapis pozwalający pracodawcy na zakup bonów towarowych pracownikom przed świętami Bożego Narodzenia znajduje się w zakładowym regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS. W grudniu pracodawca na jego podstawie zakupił ze środków ZFŚS i przekazał swoim pracownikom bony towarowe o jednakowym nominale. Od przekazanych bonów nie naliczył składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W takim przypadku ZUS zakwestionuje zwolnienie bonów z oskładkowania, ponieważ przy ich wydawaniu nie został zachowany jeden z podstawowych warunków wynikających z ustawy o ZFŚS, a mianowicie zróżnicowanie pomocy w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

Bony zakupione ze środków obrotowych firmy

Niektórzy pracodawcy pokrywają część kosztów zakupu bonów własnymi środkami. W takim przypadku wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega tylko kwota sfinansowana ze środków ZFŚS. Płatnicy nie powinni mieć problemu składkowego w sytuacji gdy bony towarowe zakupione ze środków obrotowych zostaną wydane emerytowi wykonującemu w firmie umowę zlecenia.

Otóż zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego, każdy zleceniobiorca korzysta z takich samych wyłączeń składkowych z podstawy wymiaru składek, które są wymienione w § 2–4 tego rozporządzenia.

Paczki świąteczne

W praktyce występują dwa sposoby przygotowania paczek świątecznych. Pracodawca może sam kupić poszczególne artykuły i we własnym zakresie przygotować paczki lub kupić je gotowe. W obu przypadkach zakup może być pokryty środkami ZFŚS, oczywiście jeśli zostaną spełnione warunki omówione przy bonach towarowych. Odpowiedni zapis musi znajdować się w regulaminie, w którym paczki powinny zostać potraktowane jako pomoc rzeczowa, a ich wartość musi być zróżnicowana w zależności od warunków materialnych, rodzinnych i sytuacji życiowej pracownika.

Jeżeli pracodawca przekazuje w formie paczek świątecznych artykuły przez siebie produkowane, przekazane produkty należy potraktować jako świadczenia rzeczowe przysługujące ze stosunku pracy, a tym samym naliczyć od nich składki na ogólnych zasadach. W związku z tym, że przedmiotem świadczenia są rzeczy wchodzące w zakres działalności gospodarczej płatnika, wartość świadczenia ustala się na podstawie cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy.

Imprezy mikołajkowe

Paczki dla dzieci pracowników często są rozdawane na imprezach mikołajkowych. Ich organizatorem może być pracodawca lub wyspecjalizowana w tym zakresie firma. Imprezy tego rodzaju można uznać za działalność kulturalno-oświatową, zwłaszcza jeżeli są połączone z występami artystycznymi. To pozwala na sfinansowanie ich środkami ZFŚS.

Trudno będzie tu zróżnicować wysokość dopłaty, ponieważ odpłatność pokrywana jest z reguły jedną kwotą na podstawie otrzymanego rachunku, bez względu na liczbę osób uczestniczących. Nawet jeżeli pracodawca sfinansuje taką imprezę własnymi środkami, nie będzie to miało wpływu na podstawę wymiaru składek osób biorących w niej udział. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, przychodem ze stosunku pracy (stanowi on podstawę wymiaru składek) nie są świadczenia, w przypadku których pracodawca nie może ustalić wysokości świadczenia (tu kosztu imprezy) przypadającego na jednego pracownika.

Znacznie łatwiej będzie spełnić wymogi ustawy o ZFŚS, wykupując bilety na imprezę organizowaną przez firmę zewnętrzną, np. teatr lub ośrodek kultury. W tym przypadku nie ma problemu ze zróżnicowaniem wartości przekazywanych pracownikom biletów.

Oprac. red.

Podstawa prawna

Bilety na imprezę choinkową

Pracodawca dopłaca ze środków ZFŚS do biletów na ogólnie dostępną imprezę choinkową zorganizowaną przez ośrodek kultury. Dopłaty wahają się od 50 do 80 zł, w zależności od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej pracownika, ponieważ takie zapisy znajdują się w regulaminie zakładowym. W trakcie imprezy zaplanowany jest występ teatru kukiełkowego oraz rozdanie paczek dla dzieci. Ze względu na spełnienie warunków określonych ustawą o ZFŚS dopłaty te są zwolnione z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.