Odpis na ZFŚS w 2023 roku – jak obliczyć I ratę do 31 maja
Maciej Karpiński 
Przypomnijmy, że do utworzenia ZFŚS zobowiązani są pracodawcy:
- zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
- prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1–3 ustawy).
Pracodawcy zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą:
- tworzyć ZFŚS lub
- wypłacać świadczenie urlopowe, które przekazuje się pracownikowi nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Odpis na ZFŚS w 2023 roku
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis ten oblicza się jako procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (dalej: przeciętne wynagrodzenie miesięczne).
W 2023 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, czyli kwotę 4.434,58 zł (art. 5l ustawy o ZFŚS).
Wartości procentowe odpisu na ZFŚS
W tabeli znajdziesz wartości procentowe przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jakie przyjmuje się do obliczania odpisów na ZFŚS dla poszczególnych kategorii osób zatrudnionych przez pracodawcę oraz emerytów i rencistów (art. 5 ust. 1–5a ustawy o ZFŚS), z podaniem kwoty tych odpisów, obowiązujących w 2023 r. Dla pracodawców tworzących ZFŚS odpisy wymienione w wierszach 1–3 tabeli są obowiązkowe, zaś odpisów, o których mowa w wierszach 4–6, dokonuje się fakultatywnie.
Tabela 1. Odpisy na ZFŚS – obowiązkowe i fakultatywne
Odpisy obowiązkowe | |||
1. | Na jednego zatrudnionego – niebędącego pracownikiem młodocianym, ani wykonującym prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 1.662,97 zł |
2. | Na jednego pracownika młodocianego | w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | odpowiednio: 221,73 zł 266,07 zł 310,42 zł |
3. | Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 2.217,29 zł |
Odpisy fakultatywne | |||
4. | Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 277,16 zł |
5. | Na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną (w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy) | 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego | 277,16 zł |
6. | Na każdą zatrudnioną osobę – u pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego | 332,59 zł |
Odpis na ZFŚS – jak ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych
Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
Tabela 2. Przeciętne miesięczne zatrudnienie można obliczyć, stosując jedną z następujących metod
Metoda średniej arytmetycznej (przydatna przy częstych zmianach stanu zatrudnienia) | Sumuje się liczbę osób zatrudnionych we wszystkich dniach roboczych albo kalendarzowych miesiąca, a następnie otrzymany wynik dzieli się przez liczbę tych dni roboczych albo kalendarzowych |
Metoda uproszczona (przydatna przy stabilnym stanie zatrudnienia) | Sumuje się liczby pracowników z pierwszego i ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego, a następnie otrzymany wynik dzieli się przez 2 |
Metoda średniej chronologicznej (stosowana najrzadziej) | Oblicza się sumę połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a otrzymany wynik dzieli się przez 2 |
Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Jak obliczyć przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w 2023 r.?
Pracodawca dokonuje obliczenia przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w 2023 r. Zdecydował, że zastosuje metodę uproszczoną. W styczniu liczba zatrudnionych przedstawiała się następująco:
- 1 stycznia – 185 etatów,
- 31 stycznia – 190 etatów.
Suma liczb pracowników pozostających w zatrudnieniu w dniach 1 i 31 stycznia wyniosła 375 etatów, zatem przeciętna liczba zatrudnionych w styczniu wyniosła 187,5 etatu (373 etaty : 2).
Następnie, na tej samej zasadzie, pracodawca obliczył planowane przeciętne miesięczne zatrudnienie w pozostałych miesiącach 2023 r., uzyskując następujące wartości:
- styczeń – 187,5 etatu,
- luty – 189 etatów,
- marzec – 189 etatów,
- kwiecień – 189 etatów,
- maj – 185 etatów,
- czerwiec – 183,5 etatu,
- lipiec – 183,5 etatu,
- sierpień – 184 etaty,
- wrzesień – 184 etaty,
- październik – 184 etaty,
- listopad – 184 etaty,
- grudzień – 184,75 etatu.
Suma przeciętnych stanów zatrudnienia we wspomnianych miesiącach wyniosła 2227,25 etatu. A zatem planowana przeciętna miesięczna liczba zatrudnionych w 2023 r. wyniosła 185,6 etatu (2227,25 etatu : 12).
Jak obliczyć odpis majowy na ZFŚS w 2023 r.?
Równowartość odpisów i zwiększeń ZFŚS, naliczonych na dany rok kalendarzowy, pracodawca zobowiązany jest przekazać na rachunek bankowy ZFŚS:
- w terminie do 30 września tego roku,
- z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Odpis majowy w 2023 r.
Pracodawca ustalił, że przeciętna planowana liczba zatrudnionych w 2023 r. wynosi 76 etatów, w tym:
pracownicy niebędący pracownikami młodocianymi ani wykonującymi prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 62 etaty |
pracownicy młodociani w pierwszym roku nauki | 5 etatów |
pracownicy młodociani w drugim roku nauki | 4 etaty |
pracownicy młodociani w trzecim roku nauki | 3 etaty |
pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 2 etaty |
Wśród zatrudnionych są 4 osoby, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Pracodawca sprawuje opiekę nad 10 emerytami i rencistami. Pracodawca nie utworzył zakładowego żłobka ani klubu dziecięcego. W związku z powyższym kwoty odpisu obowiązkowego i odpisu fakultatywnego za 2023 r. przedstawiają się u pracodawcy następująco:
Odpisy obowiązkowe: | |
na pracowników niebędących pracownikami młodocianymi ani wykonującymi prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 1 662,97 zł × 62 = 103.103,99 zł |
na pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki | 221,73 zł × 5 = 1.108,65 zł |
na pracowników młodocianych w drugim roku nauki | 266,07 zł × 4 = 1.064,30 zł |
na pracowników młodocianych w trzecim roku nauki | 310,42 zł × 3 = 931,26 zł |
na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 2.217,29 zł × 2 = 4.434,58 zł |
odpisy obowiązkowe razem | 110.642,77 zł |
75% równowartości odpisów obowiązkowych | 829.82,08 zł |
Odpisy fakultatywne: | |
na zatrudnionych, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 277,16 zł × 4 = 1.108,65 zł |
na emerytów i rencistów, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną (w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy) | 277,16 zł × 10 = 3.325,94 zł |
na każdą zatrudnioną osobę – u pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 0,00 zł |
odpisy fakultatywne razem | 4.434,58 zł |
odpisy obowiązkowe i fakultatywne razem | 115.077,35 zł |
W związku z powyższymi obliczeniami pracodawca w terminie do 31 maja 2023 r. musi przekazać na rachunek ZFŚS co najmniej 82.982,08 zł.
Zasada naliczania odpisu na każdą zatrudnioną osobę nie rodzi prawa (roszczenia) pracownika do otrzymania konkretnej pomocy z ZFŚS. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 1
ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się zawsze od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby.
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 923 ze zm.).
Maciej Karpiński
Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Prawnik. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Jego doświadczenie zawodowe obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym.
Słowa kluczowe
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
