Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Ustawodawca nie wskazuje dokładnie, jakie kryterium należy przyjąć, aby w sposób pełny i zgodny z intencją ustawodawcy, wyrażoną w przywołanym przepisie, badać sytuację życiową, materialną i finansową pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę m.in. dochody pracownika osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Możliwe jest zatem przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych. Jest to bowiem obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 3 listopada 2022 r., III AUa 378/21).

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 2 sierpnia 2022 r. (sygn. akt III AUa 187/21) stwierdzono, że pobieranie od pracowników oświadczeń, w których dobrowolnie ujawniają oni wysokość dochodów przypadających na członka rodziny, jest wystarczające, aby przyznawać środki z ZFŚS uprawnionym pracownikom. Wprowadzenie tego kryterium nie doprowadza do naruszenia zasad rozdzielania środków funduszu wskazanych w art. 8 ustawy o ZFŚS. Prowadzi to do wniosku, że nie ma konieczności ustalania przez pracodawcę – poza dochodem przypadającym na członka rodziny – innych kryteriów oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Pracodawca może jednak określić dodatkowo inne kryteria obrazujące szczególne wypadki niedostatku lub inne szczególne okoliczności wymagające pomocy socjalnej.

Dochód przypadający na członka rodziny pracownika można uznać za właściwe odzwierciedlenie jego sytuacji, ponieważ wartość ta uwzględnia liczbę pozostających na utrzymaniu pracownika osób, uzyskiwanie przez pracownika dochodów z innych źródeł oraz wysokość dochodów osiąganych przez pozostałych członków rodziny.

Pojęcie dochodu zostało zdefiniowane w art. 9 ust. 2 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Dochodem brutto jest kwota będąca przedmiotem opodatkowania, dochodem netto zaś – różnica między tą kwotą a naliczonym od niej podatkiem oraz składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez pracownika. Do potrzeb oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, pracodawca może zdecydować, że będzie posługiwał się pojęciem dochodu brutto albo netto.

Aby ustalić średni dochód miesięczny przypadający w danym roku na członka rodziny, należy:

• podzielić sumę osiągniętych w tym roku dochodów osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym przez liczbę tych osób, a następnie
• uzyskany wynik dzielimy przez 12.

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS udostępniają pracodawcy dane osobowe w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z tego funduszu i ustalenia ich wysokości w formie oświadczenia. Wynika to z art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS.

Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Chodzi tu w szczególności o oświadczenia i zaświadczenia o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Do wykazania wysokości dochodu dla oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika pracodawcy żądają zwykle:

• oświadczenia pracownika o średnim miesięcznym dochodzie przypadającym na jednego członka rodziny, oraz
• potwierdzenia tego oświadczenia poprzez okazanie zeznań podatkowych złożonych za dany rok przez pracownika i członków jego rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, względnie okazania informacji o dochodach PIT-11, otrzymanych przez te osoby od podmiotów je zatrudniających.

Jak wyjaśnił Urząd Ochrony Danych Osobowych, uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z ZFŚS powinno znajdować się w ustalonym przez niego regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Regulamin ten powinien precyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie. Należy jednak pamiętać, że zakazane jest gromadzenie danych niemających znaczenia, jak i danych o większym niż konieczny stopniu szczegółowości oraz danych zbieranych „na przyszłość”. Zdaniem UODO, weryfikacja sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z ZFŚS może być dokonana w inny sposób niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT) osoby będącej członkiem rodziny pracownika.

Do takiej weryfikacji przedstawienie ww. dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie wystarczające. UODO postuluje rozważenie przyjęcia rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny, ze wskazaniem, ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika. Należy również zauważyć, że forma oświadczenia wskazuje na dobrowolność jego złożenia. Pracownik, który będzie chciał skorzystać z przysługującego mu uprawnienia, np. dofinansowania do wypoczynku, będzie obowiązany wypełnić oświadczenie. Co ważne, w sytuacji kiedy nie będzie on chciał złożyć stosownego oświadczenia, pracodawca nie będzie miał podstaw do wypłacenia danego świadczenia. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS jest uzależnione bowiem od określonych w ustawie kryteriów („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, orka.sejm.gov.pl).

Dobrze byłoby, żeby pracodawca ustalił wzory oświadczeń o dochodach. Dzięki temu zapewni przejrzystość i jednoznaczność przekazywanych przez pracowników informacji. Dalej przedstawiamy przykład wypełnionego oświadczenia, odwołującego się do danych zawartych w zeznaniach podatkowych członków gospodarstwa domowego (alternatywnie – w informacjach PIT-11).

Warto, aby w pouczeniu do tego oświadczenia pracodawcy, w zależności od potrzeb, zawarli różne pouczenia, aby zapewnić rzetelność składanych oświadczeń. Mogą wskazać np. pozycje/części zeznań i informacji podatkowych (PIT), z których pracownicy mają zaczerpnąć informacje o dochodach.

Jeżeli dochód (brutto) jest ustalany w oparciu na treść informacji PIT-11 (29), należy uwzględnić kwoty dochodu wymienione w części E tej informacji.

W przypadku świadczeń z ZFŚS adresowanych do ogółu pracowników, takich jak wczasy pod gruszą, paczki na święta czy dofinansowanie zajęć sportowych (np. w zakresie korzystania z siłowni lub pływalni), pracodawcy ustalają zwykle progi dochodowe, od których zależy wartość tych świadczeń przyznawanych poszczególnym osobom. Takie rozwiązanie ma służyć zróżnicowaniu zakresu pomocy udzielanej z ZFŚS, adekwatnie do realnych potrzeb.

„Fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są przede wszystkim pracownicy i ich rodziny o najniższych dochodach. Oznacza to, co należy uwzględnić w zakładowych regulaminach świadczeń socjalnych, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Im bowiem sytuacja osoby uprawnionej jest trudniejsza, tym wyższe przysługuje jej świadczenie.

Tym samym o spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby. Dysponent środków z funduszu powinien zatem ustalać takie kryteria, takie progi dostępności świadczeń, jak i takie zróżnicowanie ich wysokości, aby urzeczywistnić ustawowy cel Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. niwelowanie różnic w poziomie życia pracowników. (...) nie może być tak, że płatnik przyznaje świadczenia „wszystkim po równo”, albowiem inna jest sytuacja życiowa, finansowa i rodzinna na przykład matki wychowującej samotnie jedno dziecko, a inna kobiety, która posiada również jedno dziecko, ale pozostaje w związku małżeńskim, co pozwala przypuszczać, że wpływ na sytuację materialną uprawnionej do świadczenia mają również dochody małżonka”.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 6 lipca 2016 r. (sygn. akt III AUa 1996/15)