1 stycznia 2023 r. wejdzie w życie art. 47b ustawy systemowej wprowadzający obowiązek założenia profilu informacyjnego na platformie PUE ZUS przez wszystkich płatników składek. Obecnie z obowiązku tego zwolnieni są płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób.

Profil będzie musiał być założony w ciągu 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania obowiązku prawnego uzasadniającego objęcie obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalno-rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia lub na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

W przypadku niedopełnienia omawianego obowiązku profil założy ZUS, któremu płatnik będzie musiał przekazać swój adres elektroniczny.

Płatnicy składek zatrudniający zleceniobiorców, którzy tego rodzaju umowy mają podpisane jeszcze z innymi podmiotami, muszą sprawdzić, czy zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę nie spowoduje zmian w zakresie objęcia wspomnianych osób ubezpieczeniami społecznymi.

Odpowiednio stosuje się tu bowiem art. 9 ust. 2c ustawy systemowej. Zgodnie z nim osoby zatrudnione na podstawie kilku umów zleceń objęte są obowiązkiem ubezpieczeń społecznych tylko z tych umów, których łączna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych w danym miesiącu nie osiąga poziomu wynagrodzenia minimalnego, zgodnie z chronologią ich zawierania.

Warto zaznaczyć, że przepis ten dotyczy nie tylko umów zleceń, ale również umów agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług, w stosunku do których stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia.

Wynagrodzenie minimalne w 2022 roku wynosi 3.010, a w roku 2023 wzrośnie dwukrotnie, tj. od 1 stycznia do kwoty 3.490 zł oraz ponownie od 1 lipca do 3.600 zł.

Wzrost wynagrodzenia minimalnego nie wpłynie na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e oraz art. 82 ust. 1 ustawy zdrowotnej każda umowa zlecenie objęta jest obowiązkowo tym ubezpieczeniem – bez względu na ich liczbę i wysokość wynagrodzenia.

Nie trzeba sprawdzać umów zlecenia zawartych z uczniami szkół ponadpodstawowych i studentami w wieku do ukończenia 26 lat, ponieważ nie rodzą one w ogóle obowiązku ubezpieczeń społecznych. Nie są też objęte ubezpieczeniem zdrowotnym.

Sprawdzeniem, czy zmiana wynagrodzenia minimalnego nie wpłynęła na obowiązek ubezpieczeń społecznych powinny być też objęte umowy zlecenia zawarte z osobami zatrudnionymi równocześnie w innych podmiotach na podstawie umów o pracę. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1–1a ustawy systemowej umowy zlecenia zawarte z obcym pracownikiem objęte są obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi (poza ubezpieczeniem chorobowym) tylko, jeśli podstawa składek emerytalno-rentowych ze stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Z dniem 1 stycznia 2023 r. oprócz wynagrodzenia minimalnego zmieni się także prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie przyjęte do ustalenia rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych. To spowoduje zmianę minimalnej i maksymalnej podstawy składek osób objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym.

Zgodnie z art. 18 ust. 5b oraz ust. 14 ustawy systemowej podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przypadku tej grupy osób stanowi kwota odpowiadająca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w art. 19 ustawy. Podstawa ta nie może jednak być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i niższa niż 75% wynagrodzenia minimalnego.

Z projektu ustawy budżetowej na rok 2023 wynika, że prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w przyszłym roku wzrośnie z aktualnie obowiązującej kwoty 5.922 zł do 6.935 zł.

Z dniem 1 stycznia 2023 r. minimalna podstawa składek emerytalno-rentowych osób objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym wzrośnie więc z kwoty 2.257,50 zł (3.010 zł x 75%) do 2.617,50 zł (3.490 zł x 75%). Kolejny jej wzrost nastąpi od 1 lipca i wyniesie ona wówczas 2.700 zł (3.600 zł x 75%).

Z początkiem przyszłego roku wzrośnie również podstawa maksymalna – z kwoty 3.553,20 zł (5.922 zł x 60%) do 4.161 zł (6.935 zł x 60%).

Strzałka ZUS Warto przypomnieć, że zgodnie z wyjaśnieniami ZUS w przypadku pracowników zatrudnionych na pełnym etacie, którzy muszą mieć zagwarantowane wynagrodzenie minimalne, podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązujące wynagrodzenie minimalne.

Jedynie w przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie, którzy w umowie o pracę zagwarantowaną mają kwotę wynagrodzenia minimalnego pomniejszoną proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, podstawę składek stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego wynagrodzenia minimalnego, nie niższa niż 75% wynagrodzenia minimalnego.

Pracodawcy składający dokumenty rozliczeniowe za pracowników objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym powinni więc sprawdzić, czy zmiany nie spowodują zmiany w wykazywanych przez nich podstawach składek oraz samych składkach.

Zmiana wynagrodzenia minimalnego oraz wynagrodzenia prognozowanego spowoduje także zmianę minimalnych i maksymalnych podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców korzystających z tzw. małego ZUS-u (o którym mowa w art. 18c ustawy systemowej).

W przypadku tej grupy ubezpieczonych podstawa składek na ubezpieczenia społeczne nie może przekroczyć 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych i nie może być niższa niż 30% wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w styczniu danego roku.

Tabela. Minimalna i maksymalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne korzystających z tzw. małego ZUS

Nowe podstawy składek na ubezpieczenia społeczne w nadchodzącym roku dotyczyć będą również przedsiębiorców spełniających warunki określone w art. 18a ustawy systemowej, którzy mogą skorzystać z tzw. podstawy preferencyjnej.

Zgodnie z przywołanym przepisem w przypadku tej grupy osób w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej podstawę wspomnianych składek stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od 30% wynagrodzenia minimalnego.

Minimalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne za grudzień 2022 roku wyniesie więc 903 zł. Natomiast w 2023 roku nastąpi jej dwukrotna zmiana, a mianowicie z dniem 1 stycznia wzrośnie do poziomu 1.047 zł i z dniem 1 lipca do 1.080 zł.

O nadchodzących zmianach muszą też pamiętać przedsiębiorcy niekorzystający z tzw. małego ZUS oraz składek preferencyjnych, którzy składki na ubezpieczenia społeczne opłacają od pełnej podstawy określonej w art. 18 ust. 8 ustawy systemowej.

Zgodnie z przywołanym przepisem w ich przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia rocznej kwoty granicznej składek emerytalno-rentowych. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Z dniem 1 stycznia 2023 r. minimalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne tej grupy ubezpieczonych wzrośnie z kwoty 3.553,20 zł (obowiązującej w 2022 r.) do 4.161 zł.

Z początkiem przyszłego roku zmieni się także podstawa wymiaru składki zdrowotnej opłacanej za osoby współpracujące przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej. Określa ją art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej, zgodnie z którym podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą oraz z osobami, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kw. poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku.

Art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców mówi o przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi, którzy, spełniając przesłanki określone w tym przepisie, mogą skorzystać z ulgi na strat polegającej na zwolnieniu z obowiązku ubezpieczeń społecznych przez pierwsze 6 miesięcy od podjęcia działalności.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie, o którym tu mowa w IV kwartale 2021 roku wynosiło 6.221,04 zł. To oznacza, że składka zdrowotna za grudzień 2022 roku za osobę współpracującą należy liczyć od podstawy wynoszącej 4.665,78 zł (6.221,04 zł x 75%). Podstawa ta na pewno wzrośnie z dniem 1 stycznia 2023 r., ale nie możemy podać o ile, ponieważ wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kwartał 2022 roku poznamy dopiero w połowie stycznia 2023 roku.

Wzrost wynagrodzenia minimalnego może spowodować ustanie obowiązku naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy w przypadku niektórych osób objętych tymi obciążeniami w 2022 roku.

Zgodnie z art. 104 ust. 1 oraz art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia obowiązek ten powstaje, gdy podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, odpowiada co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu. Zasada ta obejmuje także składki na Fundusz Solidarnościowy, ponieważ zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym do składek na ten fundusz stosuje się przepisy dotyczące obowiązkowych składek na FP.

Na początku przyszłego roku płatnicy składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy powinni więc sprawdzić, czy zmiana wynagrodzenia minimalnego nie wpłynęła na obowiązek ich opłacania. Kontrolę taką będą musieli też przeprowadzić po drugiej zmianie wynagrodzenia minimalnego, czyli z dniem 1 lipca 2023 r.

Strzałka ZUS Nowa stawka wynagrodzenia minimalnego nie będzie miała jednak zastosowania wobec wynagrodzeń przysługujących za grudzień 2022 roku, których wypłata nastąpi w styczniu 2023 rok. ZUS wyjaśnia, że w takiej sytuacji bierze się pod uwagę poziom wynagrodzenia minimalnego obwiązujący w roku, za który dana wypłata przysługuje.

Przy wypłatach mających miejsce w styczniu 2023 rok, ale przysługujących za 2022 rok, płatnicy powinni pamiętać o złożeniu dodatkowego raportu o oznaczeniu ZUS RPA. W dokumencie tym wykazuje się bowiem m.in.:

• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub na ubezpieczenie wypadkowe,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który jest należny za inny rok kalendarzowy.

Z dniem 1 stycznia 2023 r. pracownicy nabędą prawo do nowego limitu dni, za które może być wypłacane wynagrodzenie chorobowe, o czym powinni pamiętać pracodawcy wypłacający tego rodzaju świadczenie na przełomie grudnia 2022 roku i stycznia 2023 roku.

Wynagrodzenie chorobowe za okres przypadający po 31 grudnia 2022 r. pracodawcy muszą rozliczyć w ramach nowego limitu przysługującego w 2023 roku, nawet, jeśli dana osoba nie wykorzystała jeszcze limitu z 2022 roku. Fakt, że nieprzerwana niezdolność do pracy powstała w 2022 roku, nie ma tu żadnego znaczenia.

Co ważne, jeśli świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę na przełomie lat 2022/2023 będzie zasiłek chorobowy, wypłatę wynagrodzenia chorobowego po 1 stycznia 2023 r. będzie mógł on podjąć dopiero po chociażby jednodniowej przerwie w niezdolności do pracy. Do momentu wystąpienia takiej przerwy pracownik nadal będzie otrzymywał zasiłek chorobowy.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikom za pierwsze 33 dni lub 14 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Ten krótszy limit dotyczy chorób przypadających po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Wynagrodzenie chorobowe nie jest wypłacane w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową. W takiej sytuacji od pierwszego dnia choroby pracownikowi przysługuje bowiem zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

Uzależnienie limitu dni, przez które przysługuje wynagrodzenie chorobowe od wieku pracownika, nakłada na pracodawców wypłacających takie świadczenie na przełomie lat 2022 i 2023 obowiązek sprawdzenia wieku danej osoby. Jeżeli w 2022 roku pracownik skończył 50 lat, nawet ostatniego dnia grudnia, w 2023 roku wynagrodzenie chorobowe będzie mógł pobierać tylko przez 14 dni.

Do świadczeń chorobowych, których okres wypłaty jest limitowany w ramach danego roku kalendarzowego, należą także podstawowe zasiłki opiekuńcze. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 33 ustawy chorobowej zasiłek ten może być wypłacany nie dłużej niż przez:

• 60 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem zdrowym lub dzieckiem chorym w wieku do ukończenia 14 lat,
• 30 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem niepełnosprawnym posiadającym odpowiednie orzeczenie o niepełnosprawności,
• 14 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad innym chorym członkiem rodziny, w tym dzieckiem w wieku powyżej 14 lat.

Identycznie więc, jak przy wynagrodzeniu chorobowym, z dniem 1 stycznia 2023 r. rozpoczną się nowe limity dni, przez które w przyszłym roku będą mogły być wypłacane zasiłki opiekuńcze – i to nawet, jeśli dana osoba nie wykorzystała jeszcze limitu z 2022 roku. Zastrzeżenie to ma istotne znaczenie w przypadku zwolnień lekarskich z tytułu opieki obejmujących przełom dwóch lat kalendarzowych.

Nabycie przez ubezpieczonego prawa do nowego limitu może bowiem oznaczać konieczność wznowienia z dniem 1 stycznia 2023 r. wypłaty zasiłku opiekuńczego, którego wypłata została wstrzymana w grudniu 2022 r. z powodu wykorzystania w pełni limitu przysługującego za ten rok.

W praktyce zdarza się, że pracodawcy odmawiają wypłaty zasiłku opiekuńczego za wszystkie dni przypadające po wyczerpaniu aktualnego limitu, w tym także za dni przypadające po 31 grudnia danego roku. Postępowanie to jest nieprawidłowe i w przyszłości skutkować będzie koniecznością wypłacenia pracownikowi stosownego wyrównania wraz z odsetkami za zwłokę.

Pracodawcy wypłacający na przełomie lat 2022/2023 świadczenia chorobowe pracownikom otrzymującym pensje na poziomie wynagrodzenia minimalnego powinni pamiętać o treści art. 45 ustawy chorobowej. Przepis ten wyjaśnia, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, a tym samym i innych świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom, z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Zmiana wynagrodzenia minimalnego z dniem 1 stycznia 2023 r. spowoduje więc wzrost minimalnej podstawy pracowniczych świadczeń chorobowych. W 2022 roku podstawa ta w przypadku osób zatrudnionych na pełnym etacie wynosi 2.597,33 zł (3.010 zł – 412,67 zł). W 2023 roku wzrośnie dwa razy: od 1 stycznia do kwoty 3.011,52 zł (3.490 zł – 478,48 zł) oraz od 1 lipca do 3.106,44 zł (3.600 zł – 493,56 zł).

Przy świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego oraz ubezpieczenia wypadkowego może wystąpić sytuacja, że z początkiem nowego roku dany płatnik składek uzyska lub utraci prawo do ich wypłaty. W zależności od rodzaju zmiany inne będą obowiązywać zasady wypłaty tych świadczeń w przypadku nieprzerwanej niezdolności do pracy przypadającej na przełomie 2022 i 2023 roku.

Jeżeli od 1 stycznia 2023 r. dany podmiot uzyska prawo do wypłacania świadczeń chorobowych, a wypłatę takiego świadczenia podjął w 2022 roku ZUS, organ ten będzie kontynuował wypłatę z tytułu nieprzerwanej niezdolności do pracy, aż do wystąpienia chociażby jednodniowej przerwy w chorobie. Taki sposób postępowania wynika z art. 61 ust. 4 ustawy chorobowej.

Jeżeli z dniem 1 stycznia 2023 r. płatnik składek straci prawo do wypłacania świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, już od tego dnia ZUS przejmie wypłatę świadczenia z tytułu niezdolności do pracy przypadającej na przełomie lat 2022/2023.