Przepisy dotyczące obowiązków informacyjnych i rozliczeniowych przedsiębiorców wobec ZUS mają się zmienić. Ogólne założenia tych zmian – przewidziane w projekcie ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw – zostały 26 sierpnia 2025 r. opublikowane w „Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów”. Odpowiedzialne za ich wdrożenie jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Celem projektowanych zmian jest:

• ograniczenie obowiązków płatników składek, w tym przedsiębiorców, względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• uproszczenie procedur dla płatników składek, związanych ze sporządzaniem i przekazywaniem do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych oraz
• eliminacja powielania danych, które są już dostępne w systemie informatycznym ZUS.

Przedsiębiorcy muszą co miesiąc składać dokumenty rozliczeniowe do ZUS (np. deklaracje ZUS DRA, imienne raporty miesięczne ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA), a także wpłacać składki m.in. na ubezpieczenia społeczne – w określonych przepisami terminach. Obowiązki w tym zakresie wynikają przede wszystkim z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ale również z wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Dotyczy to zarówno płatników zatrudniających pracowników, jak i opłacających składki ZUS wyłącznie za siebie.

Dokumenty ubezpieczeniowe za dany miesiąc (będące m.in. podstawą do wyliczenia takich świadczeń jak zasiłki, emerytury czy renty) płatnicy składek muszą przekazywać do ZUS w terminach do:

• 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy składek mający osobowość prawną (np. spółki akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, fundacje, uczelnie wyższe itp.),
• 20. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek (w tym osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia).

W podanych terminach płatnicy składek mają także obowiązek ich opłacania w wysokości wynikającej ze złożonych dokumentów.

Ze względu na dość skomplikowane przepisy, a także zróżnicowane stany faktyczne, dokonywane przez przedsiębiorców rozliczenia nie zawsze są zgodne z tymi przepisami. Wiele dokumentów przekazywanych do ZUS zawiera błędy, które powodują konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających z płatnikami składek. Każdego miesiąca ZUS wszczyna około 52,5 tys. takich postępowań, na tle błędów w złożonych dokumentach ubezpieczeniowych.

Zapowiedziany przez niego projekt nowelizacji ustawy systemowej zakłada, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych przejmie od płatników składek zadania związane z ustalaniem podstawy wymiaru składek i ich naliczaniem. Ma to odciążyć płatników składek poprzez zmniejszenie formalności w tym zakresie, a tym samym ułatwić prowadzenie przez te podmioty działalności gospodarczej.

Jednym z kluczowych rozwiązań ma być wprowadzenie tzw. Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego. Rozwiązanie to – jak można wywnioskować z informacji przekazanych przez resort pracy – jest częściowo wzorowane na funkcjonującym już od dłuższego czasu na gruncie podatkowym Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). Wspomniany JPU ma być zestawieniem danych i informacji dotyczących płatnika składek i ubezpieczonego. Płatnik składek będzie go przekazywał do ZUS drogą elektroniczną – przez eZUS (PUE ZUS). Projektowane rozwiązania mają umożliwiać bezpośrednie przekazywanie danych w postaci JPU z systemów kadrowo-płacowych do ZUS.

Zakres danych przekazywany przez płatnika składek ograniczony będzie tylko do niezbędnych informacji, których ZUS nie posiada lub nie może ich pozyskać z dostępnych rejestrów publicznych. Chodzi o to, aby zakres danych, które płatnik składek musiałby udostępnić ZUS był ograniczony do niezbędnego minimum. ZUS opierałby się na danych już zgromadzonych na kontach oraz w wewnętrznych systemach (np. zasiłkowych), jak również zaciągałby dane z systemów zewnętrznych (np. z resortu finansów).

ZUS na podstawie otrzymanych danych (zawartych w JPU), a także informacji, które ma już zapisane w systemie na kontach płatnika, przygotuje dla niego propozycje dokumentów rozliczeniowych. Płatnik dokumenty te:

• albo zatwierdzałby,
• albo składałby ich korektę lub je uzupełniał (w razie konieczności korekty musiałby uzasadnić edycję dokumentu).

Przedsiębiorcy (jako płatnicy składek) będą mieć zapewniony wpływ na ostateczne rozliczenie należnych składek.

Projekt nowelizacji ustawy systemowej przewiduje również nowe terminy na przekazywanie poszczególnych danych służących do:

• dokonania rozliczenia składek – informacja do zatwierdzenia przez płatników składek do 5. dnia następnego miesiąca, a także
• ustalenia składki na „Mały ZUS plus” – do 25 stycznia danego roku na rok kalendarzowy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie miał obowiązek wystawić ubezpieczonemu do 28 lutego każdego roku na eZUS (PUE ZUS) informację roczną w podziale na poszczególne miesiące za ubiegły rok.

Zmiana danych na koncie płatnika, a także ubezpieczonego będzie możliwa w ciągu 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upłynęło 5 lat od terminu dokonania zawiadomienia przez ZUS. Po tym terminie (który jednak będzie mógł ulec wydłużeniu np. o czas prowadzenia kontroli czy postępowania wyjaśniającego) dane zewidencjonowane na koncie płatnika składek i ubezpieczonego będą traktowane jako ostateczne. W konsekwencji zainteresowani nie będą mogli domagać się skutecznie ich zmiany. Z kolei ZUS nie będzie miał możliwości dokonania w „normalnym” trybie ich korekty. Zmiana danych, o których była mowa wcześniej, będzie możliwa jedynie wyjątkowo – na podstawie prawomocnego wyroku sądu.

Dzięki automatyzacji procesów ma być mniej błędów w rozliczeniach z ZUS. A dzięki sprawniejszemu pozyskiwaniu informacji od płatników składek i ich analizie ZUS będzie efektywniej typował firmy do kontroli. W udostępnionych materiałach jest także mowa o Można przypuszczać, że łatwiejszy dostęp ZUS do danych rozliczeniowych płatników i ubezpieczonych w postaci elektronicznej, ograniczyć liczbę „fizycznych” kontroli w firmach.

Zmiany przepisów miałyby wejść w życie od 1 stycznia 2028 r. W pierwszej kolejności objęłyby osoby rozliczające składki na własne ubezpieczenia, czyli:

• prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność,
• duchownych oraz
• osoby opłacające składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które nie mają tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń.

Przepisy dotyczące pozostałych płatników składek, wobec których stosowany będzie mechanizm JPU, mają być wdrażane przez ZUS w drugim etapie. Nastąpi to od 1 stycznia 2031 r., czyli 3 lata po pierwszym etapie. Ma to zapewnić tej grupie płatników odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych realiów, w tym pod kątem stosowanych przez pracodawców systemów kadrowo-płacowych. Przyjęcie projektu przez rząd planowane jest na I kwartał 2026 roku.

Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (UDER90).