Pandemia COVID-19 wymusiła na wielu pracodawcach na całym świecie, w tym w Polsce, przymusowy eksperyment polegający na wysłaniu części pracowników (przede wszystkim biurowych) na pracę z domu.

Jak wynika z danych Eurostatu, w 2020 r. sporo, bo 8,9% ogółu polskich pracowników w wieku 15-64 lat pracowało głównie zdalnie(dla porównania, dla całej Unii Europejskiej było to 12,3%).

Na eksperyment ten nie byliśmy jednak przygotowani ani faktycznie ani prawnie. Kiedy w marcu 2020 r. ogłoszono pandemię, Kodeks pracy zawierał jedynie przepisy dotyczące tzw. telepracy. Ta okazała się jednak być rozwiązaniem zbyt sformalizowanym na czas pandemii, który wymagał od pracodawców i pracowników dużej elastyczności oraz dostosowania się do niepewnej sytuacji, wymagającej szybkiego reagowania na zmieniające się obostrzenia i podejmowania działań ukierunkowanych na zmniejszenie liczby zachorowań. Nie do końca pomogła też tzw. Tarcza Antykryzysowa, w której co prawda wprowadzono przepis dotyczący pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii, ale był on zbyt ogólny, by stanowić dostateczną wytyczną dla pracodawców i pracowników.

Z przepisów „tarczowych” (wciąż zresztą obowiązujących) wynika jedynie, że:

• wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone wówczas, gdy pracownik ma odpowiednie umiejętności oraz możliwości techniczne i lokalowe i gdy pozwala na to rodzaj pracy,
• na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, przy czym pracownik może korzystać ze swojego sprzętu, pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych,
• na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności – w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy,
• pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Powyższa regulacja została wprowadzona ad hoc, jako odpowiedź na potrzebę pilnego usankcjonowania możliwości pracy z domu. Mimo że jest zbyt generalna, aby w dostateczny sposób zabezpieczyć interesy obu stron stosunku pracy, otworzyła drzwi do dyskusji nad systemowym uregulowaniem pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Ich zwieńczeniem jest opublikowany pod koniec maja i skierowany do konsultacji społecznych projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadza kompleksowe uregulowanie pracy zdalnej.

Podstawowym założeniem projektu jest to, aby umożliwić wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, co jest rozwiązaniem mniej rygorystycznym niż obecne przepisy dotyczące telepracy, z których wynika, że telepraca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy.

Swoboda pracodawcy i pracowników na tym się nie kończy – z przepisów wynika, że praca zdalna co do zasady będzie wykonywana na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę, które może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, przy czym wówczas może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Mówiąc najprościej – w zwykłych, nie-pandemicznych czasach, pracodawca i pracownik będą musieli dojść do porozumienia (uzgodnić) zasady wykonywania pracy zdalnej.

Wyjątkowo, wykonywanie pracy w formie zdalnej będzie jednak mogło zostać polecone pracownikowi przez pracodawcę (zatem bez obowiązku uzgodnienia). Taka sytuacja będzie możliwa:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Projektodawcy podkreślają, że polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas. Należy zatem wyjść z założenia, że praca zdalna powinna zostać uregulowania przede wszystkim konsensualnie, w drodze wzajemnych ustaleń pracodawcy i pracownika, a jednostronne decyzje pracodawcy w tym zakresie wymagają konkretnej podstawy.

Aby pracownik mógł otrzymać takie polecenie, konieczne jest jednak złożenie przez niego uprzednio oświadczenia, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Niewykluczone, że pracownicy, szczególnie biurowi, będą proszeni o złożenie takiego oświadczenia już na etapie zatrudnienia, analogicznie jak np. oświadczenia o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy i podobnymi dokumentami.

Projekt nowelizacji zakłada, że zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkami zawodowymi, przy czym, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, pracodawca będzie mógł samodzielnie określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Projektodawcy wykorzystują w tym zakresie sprawdzone metody – od strony technicznej rozwiązanie to przypomina m.in. konsultacje treści regulaminu zwolnień grupowych. Jeżeli zaś u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, pracodawca zobowiązany będzie skonsultować treść regulaminu z przedstawicielami pracowników.

Niezależnie zatem od tego, czy pracodawca dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi czy nie, nie ulega wątpliwości, że zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać wewnętrznie uregulowane. Pracodawcy, którzy chcieliby korzystać z tego rozwiązania, powinni zatem nastawić się na konieczność opracowania dodatkowej dokumentacji (porozumienia albo regulaminu), przy czym projekt określa kwestie, które powinny być w nim zawarte.

Porozumienie lub regulamin nie są jedynymi opcjami. Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin, przy czym wówczas pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Bazując na przepisach dotyczących telepracy ,projekt przewiduje, że w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy – wówczas termin na przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy powinien być nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Przy czym po upływie terminu taka zmiana może być dokonana na mocy porozumienia stron lub w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Warto podkreślić, że odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Projekt nakłada na pracodawcę kilka dodatkowych obowiązków, których realizacja może być mniej lub bardziej kosztowna. Pracodawca będzie zobowiązany:

• dostarczyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.

O ile dostarczenie narzędzi pracy (w praktyce najczęściej chodzić będzie o służbowe laptopy, telefony itp.) oraz przeszkolenie z zakresu ich obsługi co do zasady ma miejsce także w przypadku pracowników biurowych, tak kwestia pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej może być problematyczna. Należy założyć, że najczęściej pracodawcy ustalać będą określony ryczałt, którego wysokość odpowiadać powinna przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Z punktu widzenia pracownika szczególnie istotne jest to, że pracodawca będzie miał prawo przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika – aczkolwiek będzie w tym zakresie ograniczony postanowieniami określonymi w porozumieniu lub regulaminie. Ważne jest zatem, aby skonstruować takie zasady dokonywania kontroli, aby dać pracodawcy faktyczną możliwość jej przeprowadzenia, a z drugiej strony – optymalnie zabezpieczyć interesy pracownika, w tym szczególnie jego prawo do prywatności.

W tym kontekście warto także mieć na uwadze, że w razie wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej, pracodawca będzie mógł dokonać oględzin miejsca wypadku, co w praktyce najczęściej będzie się sprowadzać do wejścia pracodawcy do domu pracownika. Zgłoszenie przez pracownika wypadku przy pracy zdalnej będzie bowiem oznaczać wyrażenie przez niego zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku. W projekcie brakuje jednak szczegółowych przepisów regulujących tę kwestię bardziej szczegółowo.

W ślad za przepisami dotyczącymi telepracy, pracodawca zobowiązany będzie realizować względem pracownika niektóre obowiązki z zakresu BHP.Nowe przepisy będą wymagały od pracownika złożenia oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że jego stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. To na nim będzie także ciążył obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Co ciekawe, w przypadku pracowników administracyjno-biurowych, którzy uzgodnili zasady wykonywania pracy zdalnej już na etapie zawierania umowy o pracę, szkolenie wstępne z zakresu BHP będzie mogło być przeprowadzone w całości drogą elektroniczną – faktyczne przebywanie takiego pracownika w biurze będzie zatem mogłoby być ograniczone do minimum.

Pracodawcy, którzy nie zdecydują się na uregulowanie pracy zdalnej w myśl powyższych zasad, będą mogli skorzystać z „awaryjnego” rozwiązania, jakim będzie możliwość okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym.

Wprowadzenie takiego przepisu jest odpowiedzią na postulaty pracodawców, która wychodzi naprzeciw oczekiwaniom współczesnego rynku pracy, gdzie elastyczność – również, a może przede wszystkim w zakresie zasad wykonywania pracy – jest kwestią coraz bardziej kluczową. Projektowany przepis zakłada, że z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik, pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej.

Projekt jest obecnie w konsultacjach publicznych.

Edyta Defańska-Czujko

ekspertka BCC ds. prawa pracy

Emil Muciński

rzecznik, dyrektor Instytutu Interwencji Gospodarczych BCC