W końcówce roku płatnicy składek zatrudniający osoby osiągające wysokie dochody muszą pamiętać o obowiązku wynikającym z art. 19 ust. 5 ustawy systemowej. Przepis ten wyjaśnia, że płatnik powinien zaprzestać obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu przez ubezpieczonego rocznej podstawy ich wymiaru, popularnie zwanej roczną kwotą graniczną. Przypomnijmy, że w 2023 r. wynosi ona 208.050 zł.

Jeżeli ubezpieczony ma tylko jednego płatnika, to na nim spoczywa obowiązek bieżącej kontroli dokumentacji płacowej i zaniechania naliczania wspomnianych składek po przekroczeniu rocznej kwoty granicznej. W miesiącu, w którym zostanie ona osiągnięta, składki te należy naliczyć tylko od tej części podstawy wymiaru, która nie spowoduje przekroczenia rocznej kwoty granicznej. Taki sposób postępowania płatników składek wynika z § 7 rozporządzenia składkowego.

Jeżeli ubezpieczony posiada kilku płatników składek, stosuje się tu art. 19 ust. 6 ustawy systemowej. To oznacza, że na ubezpieczonym spoczywa obowiązek poinformowania każdego z płatników o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej.

Nie jest określony ogólnie obowiązujący wzór takiego zawiadomienia, powinny się w nim jednak znaleźć informacje, które pozwolą każdemu z płatników na prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za miesiąc, w którym nastąpi przekroczenie rocznej kwoty granicznej. Należą do nich:

• informacja o łącznym dochodzie (oskładkowanym) osiągniętym u wszystkich płatników od początku roku kalendarzowego do miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpi przekroczenie,
• informacja o dochodzie (oskładkowanym) u innych płatników, który zostanie osiągnięty w miesiącu przekroczenia rocznej kwoty granicznej.

Dysponując tymi danymi, każdy z płatników musi ustalić we własnym zakresie obowiązującą u niego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych w miesiącu przekroczenia. Prawidłowe jej obliczenie ma też znaczenie przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ jest ona pomniejszana o kwoty składek na ubezpieczenia społeczne – w tym emerytalno-rentowe – finansowanych ze środków pracownika.

Pierwszym krokiem każdego z płatników powinno być obliczenie przypadającej u niego kwoty przekroczenia rocznej podstawy wymiaru, z zastosowaniem następującego wzoru:

x = (a x c) : b, gdzie poszczególne symbole oznaczają:

• x – kwotę przekroczenia rocznej podstawy u danego płatnika,
• a – kwotę przekroczenia rocznej podstawy ogółem u wszystkich płatników,
• b – sumę przychodów u wszystkich płatników w miesiącu, w którym nastąpi przekroczenie,
• c – przychód osiągnięty u danego płatnika w miesiącu, w którym nastąpi przekroczenie.

Następnie od pełnej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za miesiąc, w którym nastąpi przekroczenie, każdy z płatników powinien odjąć przypadającą u niego kwotę przekroczenia, obliczoną w przedstawiony wyżej sposób. Wynikiem tego działania będzie podstawa, od której dany płatnik powinien naliczyć składki emerytalno-rentowe w miesiącu przekroczenia.

Zauważmy, że omówione wyżej ograniczenie dotyczy również składek na FEP, co wynika z art. 36 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych.

Warto przypomnieć, że niektórzy pracodawcy w końcówce grudnia 2023 r., a najpóźniej w pierwszych dniach stycznia 2024 r., powinni przygotować aneksy do umów o pracę zawartych z osobami, których wynagrodzenie określone jest na poziomie wynagrodzenia minimalnego. 1 stycznia 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie bowiem z obowiązującej aktualnie kwoty 3.600 zł do 4.242 zł, a więc o 642 zł.

Tej dodatkowej pracy unikną pracodawcy, którzy w umowach o pracę nie podawali konkretnej kwoty, a umieścili zapis, że pensja pracownika odpowiada aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.

Z uwagi na wzrost wynagrodzenia minimalnego jeszcze w grudniu 2023 r. płatnicy składek powinni skontrolować, czy zmiana ta nie wpłynie na charakter i zakres ubezpieczeń z umów zlecenia, które są zawarte z osobami będącymi jednocześnie pracownikami innych firm.

Przy tego rodzaju zbiegach tytułów do ubezpieczeń (umowa zlecenia oraz umowa o pracę z obcym płatnikiem składek) odpowiednio stosuje się tu bowiem art. 9 ust. 1–1a ustawy systemowej. Z przywołanych przepisów wynika, że umowy zlecenia zawarte z obcym pracownikiem objęte są obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi tylko, gdy podstawa składek na te ubezpieczenia ze stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ewentualne objęcie ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi danego zleceniobiorcy spowoduje także obowiązek ubezpieczenia wypadkowego. Natomiast ubezpieczenie chorobowe będzie dobrowolne.

Czynności sprawdzające generalnie powinny objąć raczej tylko umowy zlecenia zawarte z osobami zatrudnionymi w innych firmach na cząstce etatu, ponieważ tylko taki pracownik może otrzymać wynagrodzenie na poziomie niższym od wynagrodzenia minimalnego.

Zmiana poziomu minimalnego wynagrodzenia za pracę może więc skutkować rozszerzeniem zakresu ubezpieczeń ze zlecenia – z obowiązkowego dotychczas ubezpieczenia zdrowotnego na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne i ewentualnie dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Zmiany te muszą być przeprowadzone 1 stycznia 2024 r. Dlatego te czynności sprawdzające należy przeprowadzić jeszcze w grudniu 2023 r.

Oczywiście nie trzeba sprawdzać umów zlecenia zawartych z uczniami lub studentami w wieku do ukończenia 26 lat, ponieważ grupa zleceniobiorców nie jest w ogóle objęta ubezpieczeniami.

Jeżeli zleceniodawca „przegapiłby” fakt zmiany wynagrodzenia minimalnego pociągający za sobą rozszerzenie zakresu ubezpieczeń, w przyszłości czekałaby go konieczność złożenia stosownych korekt oraz uregulowania powstałego zadłużenia z tytułu składek, wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Odpowiednie czynności sprawdzające w grudniu 2023 r. powinni także podjąć płatnicy składek mający podpisane umowy zlecenia z osobami świadczącymi pracę w ramach kilku tego rodzaju umów – zarówno z różnymi płatnikami, jak i z jednym.

W tym przypadku stosuje się bowiem art. 9 ust. 2a ustawy systemowej, z którego wynika, że osoby zatrudnione na podstawie kilku umów zlecenia objęte są obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych tylko z tych umów, których łączna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia w danym miesiącu nie osiąga poziomu wynagrodzenia minimalnego, zgodnie z chronologią ich zawierania. Wystąpienie obowiązku ubezpieczeń emerytalno-rentowych wymusi też objęcie obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę 1 stycznia 2024 r. może więc skutkować objęciem obowiązkiem ubezpieczeń społecznych niektórych umów zlecenia. W związku z tym, że zmiana taka nastąpi z datą 1 stycznia 2024 r., płatnicy składek powinni już w grudniu to sprawdzić.

Oczywiście nie trzeba tego sprawdzać w przypadku umów zlecenia zawartych z uczniami lub studentami do 26 lat, ponieważ są oni zwolnieni z obowiązku ubezpieczeń.

W przypadku niektórych grup pracowniczych wynagrodzenia za dany miesiąc mogą być wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca. Na takie rozwiązanie pozwala art. 85 § 2 Kodeksu pracy i ma ono z reguły zastosowanie wobec pracowników produkcyjnych, u których niemożliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia przed zakończeniem danego miesiąca.

Pracownicy należący do tej grupy wynagrodzenia za grudzień 2023 r. otrzymają w terminie do 10 stycznia 2024 r. Wynagrodzenia grudniowe zostaną więc rozliczone w dokumentach składanych za styczeń, tj. po zmianie wynagrodzenia minimalnego.

Sytuacja taka budzi wątpliwości pracodawców co do tego, jaką stawkę wynagrodzenia minimalnego należy wówczas przyjąć przy sprawdzaniu obowiązku naliczania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy za danego pracownika.

Ma to istotne znaczenie, ponieważ zgodnie z art. 104 ust. 1, a także art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia oraz art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym, obowiązek naliczania składek na wspomniane fundusze powstaje, gdy podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, odpowiada co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.

ZUS na swojej stronie internetowej wyjaśnia, że w takiej sytuacji przy ustalaniu obowiązku naliczania składek na FP i FS należy brać pod uwagę stawkę wynagrodzenia minimalnego obowiązującą w grudniu, czyli w roku, za który dana wypłata przysługuje.

Rozliczając wypłaty za grudzień mające miejsce w terminie do 10. dnia stycznia, pracodawcy muszą też pamiętać o konieczności złożenia dodatkowego dokumentu, a mianowicie raportu ZUS RPA.

Bardzo ważną czynnością, którą powinni wykonać płatnicy składek najpóźniej do 1 stycznia 2024 r. jest sprawdzenie prawidłowości danych wykazanych w dokumentach rozliczeniowych złożonych za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2021 r.

Płatnicy składek mogą skorygować dokumenty rozliczeniowe ze wspomnianego okresu najpóźniej do 1 stycznia 2024 r. Po upływie tego terminu korekty będą mogły być sporządzone tylko z urzędu przez ZUS i wyłącznie na koncie ubezpieczonego, a więc w ich wyniku nie nastąpią żadne zmiany w rozliczeniach z płatnikiem składek, jak np. zwiększenie przypisu należnych składek. Korekty będą sporządzane przez ZUS na podstawie prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji.

1 stycznia 2024 r. rozpocznie się nowy rok, na który ustalane jest prawo do wypłaty świadczeń chorobowych. Prawo takie przysługuje płatnikom składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Liczbę tę ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a jeżeli płatnik na ten dzień nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia.

Z uwagi na taki sposób ustalania uprawnień może się okazać, że 1 stycznia 2024 r. część płatników składek straci prawo do wypłaty świadczeń chorobowych, a część je uzyska.

Płatnicy składek, którzy 1 stycznia przyszłego roku stracą prawo do wypłaty świadczeń chorobowych, muszą w grudniu przygotować i przekazać do ZUS dokumentację, która pozwoli temu organowi na podjęcie z tym dniem wypłaty świadczenia z tytułu niezdolności do pracy przypadającej na przełomie 2023 r. i 2024 r.

Natomiast w sytuacji odwrotnej, tj. uzyskania przez płatnika składek uprawnień do wypłaty świadczeń chorobowych, wypłatę świadczenia rozpoczętą w 2023 r. przez ZUS organ ten będzie kontynuował aż do wystąpienia chociażby jednodniowej przerwy w chorobie. Taki sposób postępowania wynika z art. 61 ust. 4 ustawy chorobowej.

Kolejną okolicznością nakładającą na płatników składek dodatkowe obowiązki jest nieprzerwana niezdolność do pracy powstała w grudniu 2023 r. i kończąca się w styczniu 2024 r. W takiej sytuacji płatnicy składek uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych starają się wypłacić przysługujące świadczenie w rozbiciu na dwie raty – jedną płatną w grudniu obejmującą dni niezdolności do pracy przypadające w tym miesiącu i drugą płatną w styczniu za dni choroby w nim przypadające.

Nie zawsze jest to jednak możliwe. Przykładem może być tu otrzymanie zwolnienia lekarskiego obejmującego przełom dwóch lat po obowiązującym w firmie terminie wypłaty wynagrodzeń za grudzień. W takiej sytuacji całość świadczenia może być wypłacona w styczniu i rozliczona w dokumentach składanych za ten miesiąc, przy czym należy wypełnić dwa bloki w raporcie ZUS RSA. W jednym wykazany zostanie okres niezdolności do pracy przypadający w grudniu, w drugim dni choroby mające miejsce w styczniu.

Jednocześnie pracodawca musi ustalić kwotę nadpłaconego w grudniu wynagrodzenia i potrącić ją z wynagrodzenia styczniowego. Co ważne, nie musi uzyskiwać na to zgody pracownika. Prawo do takiego potrącenia przyznaje pracodawcom art. 87 § 7 kp, ale dotyczy ono tylko najbliższej wypłaty. Jeżeli pracodawca nie potrąci nadpłaty w styczniu, będzie musiał uzyskać tytuł wykonawczy lub pisemną zgodę pracownika.

1 stycznia 2024 r. pracownicy nabędą prawo do nowego limitu dni, przez które może być im wypłacane wynagrodzenie chorobowe, o którym mowa w art. 92 kp. Przypomnijmy, że świadczenie to przysługuje za pierwsze 33 dni lub 14 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Ten krótszy limit dotyczy niezdolności do pracy przypadających po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 lat.

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje jednak z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. W takim przypadku już od pierwszego dnia choroby pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

Zdarza się, że płatnicy składek uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych z początkiem roku zmieniają pracownikom rodzaj świadczenia pobieranego na przełomie dwóch lat kalendarzowych – z zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego na wynagrodzenie chorobowe. Przyjmują bowiem, że z uwagi na to, że jest to pierwsza niezdolność do pracy w danym roku i jednocześnie pracownik nabył prawo do nowego limitu dni, należy wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe.

Postępowanie to jest nieprawidłowe, ponieważ zmiana rodzaju świadczenia chorobowego w takiej sytuacji może nastąpić dopiero po przynajmniej jednodniowej przerwie w chorobie. W przyszłości czeka ich więc konieczność przeprowadzenia stosownych korekt.

W przypadku pracowników, którzy w 2023 r. ukończyli 50 lat, korzystających z dłuższych zwolnień lekarskich na przełomie 2023 r. i 2024 r. pracodawcy powinni pamiętać o tym, że 1 stycznia skróceniu ulegnie limit dni, przez które może być im wypłacane wynagrodzenie chorobowe – z 33 dni obowiązujących w 2023 r. do 14 dni.

Pracodawcy nieuprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych muszą więc z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować i złożyć w ZUS dokumenty, które pozwolą temu organowi na podjęcie wypłaty zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli założymy, że taki pracownik będzie przebywał na nieprzerwanym zwolnieniu lekarskim, to prawo do wspomnianego zasiłku nabędzie 15 stycznia 2024 r.

Kolejnym obowiązkiem jest konieczność przeliczenia 1 stycznia 2024 r. minimalnych podstaw pracowniczych świadczeń chorobowych pobieranych na przełomie 2023 r. i 2024 r. Część pracodawców nie dokonuje takiego przeliczenia, powołując się na treść art. 43 ustawy chorobowej. Przepis ten wyjaśnia, że podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego, jak i innego rodzaju nie było przerwy lub przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

W tym przypadku stosuje się jednak art. 45 ustawy chorobowej. Zgodnie z nim podstawa zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Mimo nieprzerwanej niezdolności do pracy pracodawcy muszą więc przeliczyć 1 stycznia 2024 r. minimalne podstawy pracowniczych świadczeń chorobowych u osób zatrudnionych na pełnych etatach, co odbije się na wysokości pobieranych przez nich świadczeń.

Obowiązek przeliczenia najniższych podstaw pracowniczych świadczeń chorobowych nie zawsze jednak obejmie już świadczenia wypłacane w styczniu danego roku. Jeżeli bowiem obowiązujący u danego pracodawcy termin wypłaty wynagrodzeń za grudzień, w tym świadczeń chorobowych, przesunięty jest do 10. dnia stycznia kolejnego roku – na co, jak już wspomniano, pozwala art. 85 § 2 kp, przedstawionym wcześniej przeliczeniem objęte będą dopiero świadczenia wypłacane w lutym.

W takiej sytuacji świadczenia wypłacone w styczniu 2024 r. będą świadczeniami przysługującymi za grudzień 2023 r. Tym samym trzeba będzie do nich zastosować podstawę minimalną obowiązującą w grudniu. Nowa stawka minimalnego wynagrodzenia za pracę uwzględniona będzie dopiero przy ustalaniu podstawy świadczeń chorobowych za styczeń 2024 r. z terminem wypłaty do 10. dnia lutego.

1 stycznia ubezpieczeni nabywają również prawo do nowego limitu dni, przez które może być im wypłacany podstawowy zasiłek opiekuńczy. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 33 ustawy chorobowej limit ten wynosi:

• 60 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem zdrowym w wieku do ukończenia przez nie 8 lat lub dzieckiem chorym w wieku do lat 14,
• 30 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem niepełnosprawnym posiadającym odpowiednie orzeczenie o niepełnosprawności,
• 14 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad innym chorym członkiem rodziny, w tym nad dzieckiem w wieku powyżej 14 lat.

W przypadku opieki przypadającej na przełomie grudnia 2023 r. i stycznia 2024 r. może więc wystąpić konieczność wznowienia wypłaty zasiłku opiekuńczego wstrzymanego w grudniu z powodu wyczerpania limitu dni, przez które świadczenie to może być wypłacane. Płatnicy składek uprawnieni do wypłaty świadczeń chorobowych powinni więc sprawdzić, czy taka sytuacja nie występuje przypadkiem u nich, a jeżeli tak, to podjąć 1 stycznia wypłatę zawieszonego zasiłku opiekuńczego.