Świadczenia z ZFŚS są zwolnione od składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości. Oczywiście przy przyznawaniu tych świadczeń płatnicy składek musza pamiętać, aby były spełnione kryteria socjalne. Oznacza to, że kryterium w o oparciu, o które następuje redystrybucja świadczeń z tego funduszu powinna być sytuacja materialna pracowników. Najczęściej tym kryterium jest dochód na członka rodziny. W przypadku gdy te zasady są zachowane, świadczenia w pełnej wysokości są wyłączone od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Inaczej jest natomiast ze zwolnieniem podatkowym.

W latach 2020–2023 limit zwolnienia świadczeń dla pracownika finansowanych z ZFŚS został podniesiony z 1.000 zł na 2.000 zł.

Na podstawie art. 4 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw został podwyższony limit kwoty wolnej od podatku dla pracowników korzystających z rzeczowych lub pieniężnych świadczeń z ZFŚS. Zwolnieniu podlegają zarówno świadczenia rzeczowe, jak i pieniężne, otrzymane przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej.

Po przekroczeniu limitu kwoty zwolnionej od podatku zaliczka jest pobierana na zasadach ogólnych.

Do 31 grudnia 2023 r. limit zwolnienia podatkowego świadczeń finansowanych z ZFŚS wynosi w skali roku 2.000 zł. Po tym dniu wróci on do poziomu 1.000 zł. Aby skorzystać z wyższej kwoty zwolnionej od podatku, pracodawca musi przekazać świadczenia z tego funduszu do 31 grudnia 2023 r. W przyszłym roku świadczenia będą w całości zwolnione od składek na takich samych zasadach jak obecnie, ale limit zwolnienia od podatku zostanie obniżony do 1.000 zł.

Trzeba przypomnieć, że jeżeli pracodawcy przekazują z ZFŚS swoim pracownikom bony (np. na święta), to takie świadczenia są zwolnione od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ale są opodatkowane.

Od 1 stycznia 2024 r. wzrasta minimalne wynagrodzenie. Osoba zatrudniona na cały etat będzie otrzymywała wynagrodzenie nie niższe niż 4.242 zł. Wynagrodzenie w takiej wysokości będzie przysługiwało, począwszy od stycznia. Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień 2023 r. wypłacone w styczniu 2023 r. może być wypłacone w poprzedniej wysokości, czyli 3.600 zł. Pracownik otrzymuje bowiem wynagrodzenie za miesiąc grudzień.

Wzrost wysokości wynagrodzenia minimalnego wpływa także na inne obowiązkowe świadczenia i należności, których podstawą jest wynagrodzenie minimalne. Kwota minimalnego wynagrodzenia jest stosowana również jako kwota wolna od potraceń, np. przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia (nie dotyczy to alimentów). Należy pamiętać, że w sytuacji gdy wynagrodzenie pracownika za grudzień zostanie wypłacone w styczniu, to pracodawca powinien ustalić jako kwotę wolną od potraceń kwotę minimalnego wynagrodzenia, jaka obowiązuje od 1 stycznia.

Podobnie jak w przypadku pracowników od 1 stycznia 2024 r. wzrasta stawka godzinowa osób wykonujących pracę na podstawie umów zleceń (umów o świadczenie usług). Od stycznia stawka godzinowa wynosi 27,70 zł. Ta stawka obowiązuje od stycznia, gdy więc zleceniodawca będzie wypłacał wynagrodzenie za grudzień w styczniu, to obowiązuje jeszcze poprzednia minimalna stawka godzinowa 23,50 zł.

W sytuacji gdy pracownik otrzyma swoje minimalne wynagrodzenie za grudzień w styczniu, od tego wynagrodzenia pracodawca będzie miał obowiązek odprowadzić także składkę na Fundusz Pracy. Co do zasady składka na ten fundusz jest odprowadzana m.in. za pracowników, którzy obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a ich podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przeliczeniu na okres miesiąca jest równa co najmniej kwocie minimalnego wynagrodzenia. W konsekwencji gdy pracownik 10 stycznia otrzyma 3.600 zł za grudzień, pracodawca naliczy składkę na FP.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała za zleceniobiorcami. Jeżeli w styczniu zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie w wysokości 3.600 zł, to zleceniodawca nie odprowadzi za niego składki na Fundusz Pracy, ponieważ podstawa wymiaru będzie niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, jakie obowiązuje w styczniu, czyli 4.242 zł. W okresie od 1 stycznia 2024 r. składka na FP za osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia będzie opłacana, gdy zleceniobiorca będzie otrzymywał co najmniej minimalne wynagrodzenie, tj. do 30 czerwca 2024 r. – 4.242 zł, a od 1 lipca 2024 r. – 4.300 zł.

Płatnicy składek muszą także pamiętać, że inaczej w styczniu wygląda podleganie ubezpieczeniom społecznym pracownika, który ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń, a inaczej zleceniobiorcy.

Pracownik zatrudniony na pełny etat, który w styczniu 2024 r. za grudzień 2023 r. otrzyma wynagrodzenie w wysokości 3.600 zł z wykonywanej u innego płatnika umowy zlecenia, będzie obowiązkowo podlegał tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenia emerytalne i rentowe będą dla niego dobrowolne.

W przypadku osoby wykonującej umowę zlecenia, która równocześnie u innego płatnika wykonuje inna umowę zlecenia, obowiązek ubezpieczeń z drugiej wykonywanej umowy zlecenia będzie uzależniony do wynagrodzenia uzyskanego z pierwszej umowy. W przypadku gdy z pierwszej umowy wypłacone wynagrodzenie będzie niższe niż 4.242 zł (nawet gdy będzie to wynagrodzenie za grudzień), to z drugiej umowy zleceniobiorca będzie także podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia pracowników, po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą stopie procentowej składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej ze środków pracownika.

Oznacza to, że do 31 grudnia 2023 r. minimalna podstawa wymiaru wynosi 3.106,44 zł, tj. 3,600 zł – (3,600 zł x 13,71%) a od 1 stycznia 2024 r. 3.660,42 zł, tj. 4.242 zł – (4.242 zł x 13,71%).

W przypadku więc gdy pracownik zatrudniony np. od 1 listopada 2023 r. za wynagrodzeniem minimalnym zacznie chorować od 27 grudnia i będzie chory do 5 stycznia, to pracodawca musi pamiętać, że inna będzie podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego w grudniu, a inna w styczniu.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy podstawa wymiaru ulega odpowiednio zmniejszeniu, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Powyższe zasady mają zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru takich świadczeń jak: wynagrodzenie chorobowe, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek wyrównawczy, zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego i zasiłek opiekuńczy.

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą na mniejszą skalę i na tej podstawie są zgłoszone do ubezpieczeń w 2023 r., mogą skorzystać z dodatkowych 12 miesięcy małego ZUS plus. Mały ZUS plus to ulga w składkach na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Przedłużenia małego ZUS plus o 12 miesięcy nie trzeba ponownie zgłaszać do ubezpieczeń w przypadku osób, którym:

• w sierpniu tego roku nie skończyło się 36 miesięcy małego ZUS plus,
• w lipcu skończyło się 36 miesięcy małego ZUS plus.

Dodatkowe 12 miesięcy ulgi ZUS doliczy tym osobom automatycznie.

Inaczej jest z osobami, którym w pierwszej połowie 2023 r. skończył się mały ZUS plus, a następnie zgłosiły się do ubezpieczeń z kodem 05 10 lub 05 12. Aby móc przedłużyć ulgę, takie osoby powinny ponownie zgłosić się do ubezpieczeń z kodem 05 90 albo 05 92.

W związku z tym trzeba złożyć do ZUS następujące dokumenty:

• wyrejestrowanie z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od 0510, 0512, jeśli kontynuuje się działalność prowadzoną w 2023 r.,
• zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych (ZUS ZUA) albo – jeśli dana osoba jest objęta tylko ubezpieczeniem zdrowotnym – zgłoszenie do tego ubezpieczenia (ZUS ZZA) z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się od 0590 albo 0592 (ten ostatni to kod tytułu ubezpieczenia dla osób mających rentę z tytułu niezdolności do pracy).

Aby skorzystać z ulgi, trzeba przekazać te dokumenty do ZUS najpóźniej do 31 grudnia 2023 roku.

W sytuacji gdy przedsiębiorca przystąpił do małego ZUS plus od 1 czerwca 2020 r., do 31 maja 2023 r. wykorzystał 36 miesięcy ulgi. Od 1 czerwca opłaca składki na ubezpieczenia społeczne od 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (4.161 zł). Jeśli w grudniu przedsiębiorca zgłosi się do ubezpieczeń z kodem 0590, będzie miał prawo do dodatkowych 12 miesięcy ulgi, licząc od 1 grudnia 2023 r. Dlatego w zgłoszeniu do ubezpieczeń należy wskazać datę podlegania ubezpieczeniom od 1 grudnia 2023 r. Może je wykorzystać również w 2024 r. i następnych latach, o ile spełni pozostałe warunki ustawowe.