Potwierdzają to kolejne interpretacje ZUS wydane od czasu nowelizacji rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.). Nowelizacja, która weszła w życie 1 września 2023 r. (Dz.U poz. 1665) rozszerzyła m.in. zakres ulgi składkowej z § 2 ust. 1 pkt 11. Do 31 sierpnia 2023 r. przepis ten obejmował zwolnieniem ze składek wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł. Od 1 września 2023 r. przepis ten obejmuje ulgą: wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Nowelizacja przepisów to był ukłon w stronę pracowników i pracodawców. Przede wszystkim usankcjonowano prawo do ulgi w przypadku nabywania gotowych posiłków na podstawie bonów, kuponów, a przede wszystkim kart przedpłaconych. Wcześniej płatnicy dla swojego bezpieczeństwa występowali w takich przypadkach do ZUS o wydanie interpretacji. Pracodawcy zyskali zatem pewność co do prawidłowości swojego postępowania. Ponadto wysokość ulgi podniesiono o 150 zł, aby dostosować ją do realnych cen posiłków.

Jak wynika z przepisu, warunkiem skorzystania z opisanego zwolnienia od składek jest to, aby pracownik:

• otrzymywał gotowy posiłek, a nie składniki do samodzielnego przygotowania posiłku,
• nie mógł uzyskać w zamian prawa do ekwiwalentu pieniężnego.

Okazuje się jednak, że ZUS stawia kolejne wymagania. W interpretacji z 27 maja 2024 r. (DI/200000/43/479/2024) wydanej na wniosek płatnika stosującego lunchowe karty przedpłacone (sieć aptek) organ rentowy uznał, że prawo do ulgi jest uwarunkowane gromadzeniem dowodów zakupu przez pracowników i pracodawcę. Dodatkowo pracodawca powinien co miesiąc weryfikować przed ustaleniem podstawy wymiaru składek, czy pracownik prawidłowo wykorzystał środki z karty.

ZUS wydał taką interpretację, mimo że u płatnika miał obowiązywać regulamin korzystania z lunchowych kart przedpłaconych. Zgodnie z nim karta miała uprawniać do nabycia wyłącznie gotowych posiłków lub przetworzonych produktów spożywczych do bezpośredniej konsumpcji w wybranych podmiotach branży spożywczej i gastronomicznej. Środki z karty nie mogłyby zostać wykorzystane na zakup innych artykułów. Nie byłoby też możliwości wypłaty środków zgromadzonych na karcie. Dodatkowo pracownicy mieli zobowiązywać się na piśmie do korzystania z kart przedpłaconych zgodnie z regulaminem, potwierdzając to w składanych co miesiąc oświadczeniach. Regulamin miał określać zasady przyznawania, zasilania, korzystania i kontroli korzystania z kart lunchowych. Miał przy tym zobowiązywać pracowników do przechowywania dowodów potwierdzających wydatki z karty (paragonów) przez co najmniej 5 lat i do udostępniania ich pracodawcy w razie kontroli ZUS.

Dla ZUS te zasady okazały się niewystarczające. Wskazał, że wszelkie wyłączenia z podstawy wymiaru składek stanowią wyjątek i nie wolno ich interpretować rozszerzająco. Przepis wymaga, aby karta uprawniała pracownika do nabywania posiłku wyłącznie w postaci gotowej, przetworzonej, a nie do zakupu produktów służących do jego przygotowania. Dlatego ZUS uznał, że po pierwsze zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zbierać dowody poświadczające prawidłowe korzystanie z karty, a dodatkowo pracodawca musi co miesiąc te dowody weryfikować. Jak czytamy w interpretacji: „Samo zobowiązanie pracowników do wydatkowania środków z karty wyłącznie na zakup gotowych i przetworzonych produktów żywnościowych nadających się do bezpośredniego spożycia, poprzez złożenie oświadczenia o wykorzystaniu karty lunchowej zgodnie z regulaminem i zobowiązanie pracowników do gromadzenia dowodów zakupu produktów bez ich weryfikacji przez przedsiębiorcę, nie stanowi zabezpieczenia prawidłowości stosowania ww. przepisu”.

Takie stanowisko w sprawie kart przedpłaconych ZUS wyraził również w interpretacji z 16 lipca 2024 r. (DI/200000/43/651/2024). W tym przypadku odmówił prawa do ulgi przedsiębiorcy, który chciał wprowadzić karty typu lunch pass na gotowe dania dla pracowników i zleceniobiorców. Taka karta pozwala na weryfikowanie historii transakcji, ale nie na dokładne sprawdzenie, co pracownik zakupił. Tu zatrudnieni również mieli składać co miesiąc oświadczenia, że posługiwali się kartami zgodnie z zasadami wynikającymi z regulaminu. Pracodawca nie zamierzał ich jednak zobowiązać do gromadzenia i ewidencjonowania dowodów zakupu ani sam nie planował tego robić.

Także w tym przypadku ZUS wskazał, że wyłączenia z podstawy wymiaru składek muszą być interpretowane ściśle. Jeśli więc przepis mówi o gotowych posiłkach, to wymaga to zbierania dowodów na potwierdzenie prawidłowego wydatkowania środków z karty oraz weryfikowania przez firmę prawidłowości tych wydatków.

Jak podkreślił ZUS, jeśli przedsiębiorca nie dysponuje dowodami wskazującymi na wykorzystanie środków zgromadzonych na karcie przedpłaconej zgodnie z brzmieniem przepisu, nie będzie można wyłączyć tego świadczenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego.