Każdy płatnik składek zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych.

Płatnik w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń ma obowiązek zgłosić daną osobę do ubezpieczeń, a za każdy miesiąc jest zobowiązany rozliczać oraz opłacać za nią należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym są wymienione w art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a osoby które podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu – w art. 66 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniom należne składki są wykazywane w raporcie ZUS RCA. W przypadku pracowników w raporcie płatnik wykazuje wynagrodzenie (stanowiące podstawę wymiaru składek), jakie zostało wypłacone pracownikowi w okresie od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport.

Jeżeli w danym miesiącu pracownik świadczył pracę, ale w tym miesiącu nie zostało mu wypłacone wynagrodzenie, to za ten miesiąc płatnik przekazuje raport z zerową podstawą wymiaru i kwotą składek. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku zleceniobiorców.

Oprócz raportów składkowych płatnicy składają raporty świadczeniowe ZUS RSA, gdzie wykazują:

• okresy przerw w podleganiu ubezpieczeniom (np. okres urlopu bezpłatnego) oraz
• wypłacone świadczenia, tj. wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe, opiekuńcze świadczenia rehabilitacyjne.

Wypłacone świadczenia należy wykazywać w raporcie składanym za miesiąc, w którym to świadczenie jest wypłacane. Natomiast przerwy, które nie są związane z wypłatą świadczeń, wykazywane są w obrębie miesiąca, za który ten raport jest składany.

Raport ZUS RPA należy składać jedynie za miesiące, w których:

1) wypłacono pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłata wynagrodzenia za grudzień w styczniu czy wypłata w marcu kolejnego roku trzynastki za rok poprzedni,

2) wypłacono pracownikowi – obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego – składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, np. dodatek stażowy,

3) pracownik wykonywał pracę nauczycielską.

Płatnik składek przesyła – w tym samym terminie – deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty:

• do 5. dnia każdego miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe,
• do 15. dnia każdego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną (m.in. spółki kapitałowe – spółki akcyjne i spółki z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ itp.),
• do 20. dnia każdego miesiąca – pozostali płatnicy składek, czyli m.in. płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia (wspólnicy spółek), przedsiębiorcy i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych.

Zgodnie z art. 41 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje określone w ust. 3–5. Te informacje to m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:

a) tytule ubezpieczenia,

b) podstawie wymiaru składek,

c) kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania.

Termin na złożenie korekty nie jest ściśle określony. Płatnik składek jest obowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Aktualnie termin 7 dni jest terminem, którego przekroczenie nie ma negatywnych konsekwencji dla płatnika. Składając korektę, płatnik te dane poprawia, uznając, że wcześniej przekazane dane były nieprawidłowe.

Oczywiście korekta płatnika podlega ocenie ZUS a gdy ZUS się z nią nie zgodzi, to wyda w tym zakresie decyzję. Wtedy zaś odwołanie od tej decyzji może złożyć płatnik.

ZUS może korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie.

Jeżeli ZUS stwierdzi rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek i kwotą składek, za prawidłową przyjmuje podstawę wymiaru składek. ZUS ewidencjonuje dane na koncie ubezpieczonego i dokonuje rozliczenia na koncie płatnika składek na podstawie skorygowanych przez ZUS dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli płatnik nie zgadza się ze sporządzoną w tym trybie korektą, w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące nadesłane przez ZUS dokumenty, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc należy korygować, przekazując za ten miesiąc nowy, odpowiedni komplet dokumentów rozliczeniowych z podaniem – w bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator…” tych dokumentów lub dokumentu – kolejnego numeru za dany miesiąc (np. 02, 03). Pierwszorazowa korekta dokumentów rozliczeniowych za październik 20220 r. będzie oznaczona numerem 02.10.2020.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

• imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczących tylko tych ubezpieczonych, za których należało złożyć korekty,
• deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, za których był obowiązek rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Korektę składek na ubezpieczenie zdrowotne za lata 1999–2021 należy składać od stycznia 2022 r. na raporcie RCA (zamiast ZUS RZA).

Wyjątkowo płatnik składek nie koryguje danych wykazanych w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.

Zgodnie z art. 48d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Powołany przepis w praktyce będzie obowiązywał dopiero od 2 stycznia 2024 r.

Dokumenty rozliczeniowe składane za okres od stycznia 2022 r. i za kolejne miesiące płatnicy będą korygować wyłącznie w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w tych dokumentach. Korekta dokumentów będzie więc docelowo powiązana z okresem przedawnienia należności składkowych.

Odrębne zasady obowiązują w stosunku do okresu od stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2021 r.

Zgodnie z art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz.1621) deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne, o których mowa w art. 47 ustawy zmienianej w art. 1 (ustawy systemowej), za okres do grudnia 2021 r. płatnik składek koryguje do 1 stycznia 2024 r.

Oznacza to, że ostatnim dniem, kiedy ZUS przyjmie korekty dokumentów rozliczeniowych złożone za ubezpieczonych za okres do 31 grudnia 2021 r., jest 1 stycznia 2024 r. Po upływie tego terminu ZUS nie przyjmie korekt od płatnika.

Po 1 stycznia 2024 r. płatnik nie będzie mógł złożyć korekty za okres do 31 grudnia 2021 r., nawet gdy ta korekta byłaby zasadna.

Po upływie tego terminu ZUS zaewidencjonuje dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

Jeżeli więc płatnik stwierdziłby, że popełnił błąd w rozliczeniach za okres do grudnia 2021 r., ale swoją pomyłkę odkryłby po 1 stycznia 2024 r., to tego błędu już nie poprawi. Wtedy może wystąpić do ZUS o wydanie decyzji. Po wydaniu decyzji ZUS poprawi dane bezpośrednio na koncie ubezpieczonego bez angażowania płatnika.

Korekty za okres do 31 grudnia 2021 r. złożone najpóźniej 1 stycznia 2024 r. wpływają na stan rozliczeń płatnika. Wynika to z uzasadnienia do rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (druk nr 1188):

„Proponowana zmiana ma przede wszystkim na celu wyeliminowanie występujących sytuacji, w których na skutek złożenia przez płatnika składek korekt deklaracji za wiele lat wstecz (np. bez wykazania należnych do zapłaty składek lub z obniżoną ich kwotą w stosunku do złożonej na bieżąco) zmianie ulega stan rozliczeń na koncie, poprzez „sztuczną likwidację” poprzedniego zadłużenia, bądź też przez powstanie nadpłaty. Zmiana przepisów ma służyć stabilizacji stanów kont płatników składek i ubezpieczonych poprzez uniemożliwienie składania pierwszorazowych deklaracji rozliczeniowych oraz korygowania deklaracji rozliczeniowych po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne.

… Bezterminowa możliwość składania korekt deklaracji przez płatników składek niewątpliwie powoduje zaburzenie informacji zgromadzonych na koncie przez zmianę rozliczenia konta, a tym samym utrudnienie ustalenia jego prawidłowego salda”.

s. 14 uzasadnienia do zmiany przepisów dotyczących korekt https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/druk.xsp?nr=1188

Do najczęstszych przyczyn składania korekt należą:

1) nieuwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wszystkich wypłaconych w danym miesiącu przychodów,

2) błędne uznanie, że określony przychód jest zwolniony od składek na ubezpieczenia społeczne

3) zgłoszenie zleceniobiorcy wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, w sytuacji gdy umowa zlecenia jest dla niego jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych,

4) zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych osoby, która jest uczniem (studentem) i nie ukończyła 26 lat i z umowy zlecenia nie powinna być zgłaszana do ubezpieczeń społecznych,

5) zgłoszenie do ubezpieczeń osoby, która nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu,

6) nieuwzględnianie w podstawie wymiaru składek przychodu z tytułu umowy zlecenia (umowy o dzieło) wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy,

7) uznanie, że zawarta umowa jest umową o dzieło, w sytuacji gdy umowa ta nie spełnia cech umowy o dzieło i należy ją traktować jako umowę zlecenia,

8) wykazanie w raporcie ZUS RSA wynagrodzenia za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego,

9) wykazanie w raporcie ZUS RSA zawyżonej (zaniżonej) kwoty zasiłku chorobowego,

10) nieprzekazanie raportu ZUS RPA w sytuacji, gdy ten raport powinien zostać przekazany

Płatnik składek informacje podane w raportach ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu. Jeżeli więc dokona korekty danych za wcześniejsze okresy, ta informacja też powinna zostać przekazana.

Ubezpieczony zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym (także raporcie korygującym) w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji – jeżeli, jego zdaniem, nie są one zgodne ze stanem faktycznym.

O fakcie tym informuje ZUS. W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji zawartych w skorygowanym raporcie miesięcznym, to informacje te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje ZUS, wydając decyzję.

Jeżeli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. Jeżeli w terminie 3 miesięcy osoba ubezpieczona i płatnik składek nie złożą wniosku o zmianę stanowiska ZUS, informacje uznane przez Zakład traktuje się jako prawdziwe. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Od wydanej przez ZUS decyzji można złożyć odwołanie.