O tym, czy firma ma obowiązek naliczać i wypłacać świadczenia z ubezpieczenia społecznego zatrudnionym osobom przesądza stan ubezpieczonych, tj. 30 listopada. Jeśli tego dnia pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, musi wykonywać te obowiązki przez cały kolejny rok. Późniejsze zmiany w liczbie ubezpieczonych – zarówno wzrost powyżej 20, jak i zmniejszenie poniżej 21 – nie mają znaczenia przez cały kolejny rok.

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się osoby objęte ubezpieczeniem chorobowym – tak obowiązkowo, jak i dobrowolnie. Co do zasady, bierze się pod uwagę „aktywne" tytuły do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada, uwzględniając:

• pracowników,
• uczniów,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• zleceniobiorców,
• osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz z nimi współpracujące.

W przypadku pracowników uwzględnia się jednak także osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy ojcowskim, mimo że nie podlegają one w tym czasie ubezpieczeniu chorobowemu. Z obliczeń należy natomiast wyłączyć pracowników, którzy 30 listopada przebywają na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, a także duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Jeżeli w 2024 roku pracodawca jest płatnikiem zasiłków, a 30 listopada br. będzie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 21 osób, będzie musiał przekazać obowiązki w tym zakresie ZUS już od 1 stycznia 2025 r. Jeśli zaświadczenie lekarskie zostanie wydane na okres obejmujący stary i nowy rok, do ZUS musi trafić jego oryginał. Zakład pracy zachowuje w aktach kopię dokumentu potwierdzaną za zgodność z oryginałem.

W przypadku gdy w 2024 roku to ZUS był płatnikiem zasiłków należnych pracownikom i zleceniobiorcom firmy, a w 2025 roku te obowiązki ma przejąć pracodawca, to ZUS przekaże mu dopiero wypłaty tych świadczeń, do których prawo powstanie po 31 grudnia 2024 r. Wypłatę zasiłków za okres przypadający na przełomie roku zrealizuje do końca, tj. do czasu przerwy albo zmiany rodzaju świadczenia.

Te same zasady dotyczą tak wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego. Natomiast w przypadku gdy 31 grudnia 2024 r. pracownik będzie miał prawo do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego na podstawie art. 92 kp, to od 1 stycznia 2025 r. nadal będzie miał prawo do tego wynagrodzenia, ale jego limit – 33 lub 14 dni – należy liczyć na nowo od nowego roku.

Firma, która zostaje obciążona obowiązkiem naliczania i wypłaty zasiłków finansowanych z ubezpieczeń społecznych, odlicza wypłacone kwoty w przekazywanych do ZUS deklaracjach. Jednocześnie ma prawo z tego tytułu pobrać z należnych składek na ubezpieczenia społeczne wynagrodzenie w wysokości 0,1% wartości prawidłowo wypłaconych świadczeń.