Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa z 12 marca 2022 r. (dalej: specustawa) wprowadziła wiele ułatwień w zakresie legalizacji pobytu, ale także zatrudnienia Ukraińców uciekających do Polski przed wojną.

Kluczowe zasady wprowadza tutaj art. 22 ust. 1, zgodnie z którym obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

1) jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy lub

2) jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (na innej podstawie prawnej).

Warunkiem jest powiadomienie w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.

W przypadku zapisów specustawy wykonywanie pracy jest rozumiane szeroko, w praktyce oznacza to bowiem możliwość zatrudnienia na każdej podstawie prawnej, w tym także na podstawie umów cywilnoprawnych, zwłaszcza umowy zlecenia (lub umowy o świadczenie usług).

Specustawa nie różnicuje podstaw prawnych wykonywania pracy przez uciekinierów z Ukrainy. Legalne zatrudnienie może więc nastąpić na każdej dopuszczalnej podstawie prawnej.

Wskazuje na to także zakres informacji udostępnianych przez zatrudniającego poprzez portal praca.gov.pl. Zatrudniający, zgodnie z art. 22 ust. 3 specustawy ma w zawiadomieniu przekazać:

• dane zatrudniającego (nazwę albo dane personalne, adres, telefon lub e-mail, numer NIP i REGON albo PESEL, symbol PKD i opis wykonywanej działalności, a w przypadku agencji pracy tymczasowej – także numer wpisu w rejestrze podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia),
• dane osobowe obywatela Ukrainy (imię lub imiona i nazwisko, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, numer i serię oraz oznaczenie państwa wydającego dokument podróży lub inny dokument stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość zatrudnianego, a także numer PESEL - o ile został nadany),
• rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy ,
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce wykonywanej pracy.

Wymagane jest więc podanie rodzaju umowy, a więc podstawy prawnej zatrudnienia, oraz rodzaju pracy (niekonieczne stanowiska, którego nie wskazuje się zazwyczaj w umowach cywilnoprawnych, tu treścią jest rodzaj realizowanych usług).

Ze względu na fakt, że umowa jest zawierana z cudzoziemcem, warto zawrzeć w niej klauzulę o stosowaniu polskich przepisów prawa. Zasadą w stosunkach między podmiotami z różnych państw jest wybór prawa właściwego przez strony. Generalnie jednak, jeżeli zatrudniający na zlecenie ma siedzibę w Polsce i usługi mają być też w Polsce realizowane, to – nawet przy braku takiej klauzuli – stosuje się przepisy polskiego Kodeksu cywilnego. Zgodnie bowiem z art. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz.Urz. UE L 177 z 04.07.2008 r., str. 6), w razie gdy strony inaczej nie postanowią, to umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce pobytu. W sytuacji przybycia do Polski osoby z Ukrainy, w związku z wojną, miejsce pobytu będzie znajdowało się w naszym kraju, dlatego i prawo polskie będzie miało tu zastosowanie.

W przypadku sporządzenia umowy cywilnoprawnej należy zdecydować, w jakim języku będzie ona spisana. Jest to bardzo ważne, ponieważ w przypadku umów cywilnoprawnych nie ma zastosowania reguła, wynikająca z przepisów ustawy o języku polskim, że w stosunkach pracy stosuje się język polski. Kwestia, w jakim języku zostanie zawarta umowa, została pozostawiona wyłącznie decyzji stron takiej umowy. Jednak obowiązywać będą tu przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące oświadczeń woli, w tym zwłaszcza art. 60 kc. Zgodnie z nim – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach ustaw – wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Istotne jest jednak to, aby odbiorca oświadczenia woli wiedział i rozumiał, co jest zawarte w danej umowie.

Jeżeli ma to być np. umowa zlecenia, to może być sporządzona w dowolnym języku, byleby była zrozumiała przez obie strony umowy. W przeciwnym wypadku w razie problemów związanych z barierą językową postanowienia umowy mogą być uznane za nieważne z uwagi na błąd przy jej zawieraniu. W umowie należy jednak wskazać – jeżeli umowa będzie np. sporządzana w dwóch językach – która z wersji umowy jest autentycznym oświadczeniem woli, a która – tłumaczeniem.

Zatrudnienie, po zawarciu umowy i zgłoszeniu we właściwym urzędzie pracy, następuje na takich samych zasadach jak w przypadku obywateli polskich. Realizacja umów następuje we wszystkich aspektach w takim sam sposób jak w przypadku umów zawartych z obywatelami Polski. Dotyczy to także ubezpieczeń społecznych

Ustawa systemowa zasadniczo nakazuje w art. 6 ust. 1 pkt 4 obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego tych osób, które na obszarze Polski są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Nie ma tu znaczenia obywatelstwo zleceniobiorcy. Każda osoba wykonująca taką umowę podlega więc obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS. Poza ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym zleceniobiorcę z Ukrainy obejmuje także obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku ubezpieczenia chorobowego jest ono dobrowolne. Brak takiego ubezpieczenia skutkuje jednak niemożnością otrzymania świadczeń chorobowych lub rodzicielskich (np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego), o czym warto poinformować zleceniobiorców z Ukrainy.

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia wymaga także spełnienia obowiązków wynikających z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W praktyce w większości przypadków umów zleceń lub umów o świadczenie usług obowiązkowe jest ustalenie wynagrodzenia nie niższego niż minimalna stawka godzinowa. Dotyczy ona także zleceniobiorców z Ukrainy. Ustalenie wynagrodzenia na niższym poziomie grozi zleceniodawcy grzywną do 30 tys. zł.

Pamiętać należy, że tylko w niektórych, wymienionych ustawą przypadkach nie stosuje się przepisów o minimalnej stawce godzinowej. Odnosi się to w szczególności do umów:

• w realizacji których, ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu (nie dotyczy to osób zatrudnionych w placówkach opiekuńczych),
• zgodnie z którymi ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu (nie dotyczy to osób zatrudnionych w placówkach opiekuńczych),
• zgodnie z którymi o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje wyłącznie przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi,
• zgodnie z którymi zleceniobiorcy przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Wspomnieć także należy, że obowiązujące aktualnie przepisy o obowiązku zapewnienia minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w ustawie o cudzoziemcach, nie mają zastosowania do obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski w związku z wojną i mają być w Polsce zatrudnieni. Obowiązek ten dotyczy bowiem innej sytuacji – wskazanego w art. 114 ust. 1 pkt 4–5 ustawy o cudzoziemcach obowiązku zapewnienia wynagrodzenia za pracę nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę w przypadku uzyskania zezwolenia na pobyt i pracę.

Według cytowanego przepisu ustawy o cudzoziemcach zgodnie ze zmienionym przepisem wysokość tego miesięcznego wynagrodzenia nie może być niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju stosunku prawnego stanowiącego podstawę wykonywania pracy przez cudzoziemca. W przypadku obywateli Ukrainy przybywających do Polski w związku z toczącymi się w ich kraju działaniami wojennymi ustawa o cudzoziemcach nie ma już bezpośredniego zastosowania, ponieważ osoby te mają już zapewniony legalny pobyt na terytorium Polski, wraz z prawem do zatrudnienia.