Nowelizacja ta w większości weszła w życie 1 lipca 2024 r., ale zasady ustalania stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych modyfikuje z mocą wsteczną. To zaś może się przełożyć na obowiązek dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ich wysokość.

Obowiązek dokonywania tych wpłat ciąży co do zasady na pracodawcach zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%. W pierwszej kolejności należy więc ustalić liczbę zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełny etat (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Następnie trzeba sprawdzić, jaki procent z nich stanowią osoby niepełnosprawne. Gdy wynik jest niższy niż 6%, wpłata jest należna.

Pracodawca oblicza miesięczną wpłatę na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Wynika to z art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Do liczby pracowników nie wlicza się – zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy:

1) osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz

2) osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopie rodzicielskim,
• przebywających na urlopach wychowawczych
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Nowelizacja przepisów dodała kolejną kategorię osób, które należy w tych wyliczeniach pomijać. Zgodnie z art. 1 pkt 29 ustawy z 15 maja 2024 r. do stanu zatrudnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, nie wlicza się osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które przybyły na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, a przebywają na urlopie bezpłatnym udzielonym w związku z ich uczestniczeniem w działaniach wojennych na terytorium Ukrainy. Przepis ten stosuje się do wpłat na PFRON za miesiące przypadające w okresie trwania tych działań, począwszy od 1 marca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. Podstawą wyłączenia z obliczeń jest pisemne oświadczenie pracownika o celu urlopu bezpłatnego składane wraz z jego wnioskiem o udzielenie urlopu. Tak stanowi dodany czasowo art. 35a ust. 1 i 2 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Otóż ze stanu zatrudnienia ogółem pracodawcy mogą wyłączać – proporcjonalnie do przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy – osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi, które po podjęciu pracy w Polsce w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie wzięły urlop bezpłatny, aby uczestniczyć w tych działaniach. Co więcej, mogą dokonać tych przeliczeń wstecz, począwszy od marca 2024 r. Może to oznaczać, że ustalona za ten i późniejsze miesiące wpłata na PFRON była zbyt wysoka i pracodawcy należy się zwrot.