Archiwizacja dokumentów ZUS, ale nie pracowników – jak długo należy je przechowywać
Pytanie:
Zgodnie z art. 47 ust. 3c ustawy systemowej, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania. Rozumiem, że przepis ten dotyczy ZUS DRA, RPA, RSA itd. A co z dokumentami typu ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA? Jeśli chodzi o pracowników, to rozumiem, że są przechowywane tak długo jak akta osobowe (10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia). Czy mam rację? Moje główne pytanie dotyczy jednak innej grupy osób. Pracuję w ośrodku pomocy społecznej. Osoby, które otrzymują świadczenia na podstawie różnych ustaw, mają zagwarantowane ubezpieczenie zdrowotne (np. osoby pobierające zasiłek stały) lub/i ubezpieczenie społeczne (np. osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne). Osoby te zgłaszane są z kodem 1422. Na każdą z tych osób robione jest ZZA, ZUA lub ZWUA. Dodatkowo każda z nich może ubezpieczyć członka swojej rodziny, więc również jest przygotowywane ZCNA. Co miesiąc od tej grupy osób osobno rozliczam składki i wysyłam deklarację DRA i raport RCA (początek ID 51). Jaki jest zatem okres przechowywania dokumentów ZUA, ZZA, ZWUA i ZCNA? Przepisy Kodeksu pracy ich nie dotyczą, bo nie są pracownikami.
