Zwolnienie na siłę wyższą według wyjaśnień ZUS z sierpnia 2024 r. – co to oznacza w praktyce dla pracodawcy
Andrzej Radzisław 
Zgodnie z art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.
Siła wyższa – wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia
W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych – jak ustalać podstawę wymiaru zasiłku
Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej, jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
- przyjmuje się, po uzupełnieniu – według zasad określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Uzupełnianie wynagrodzenia stałego – wszystko jest jasne i nie ma wątpliwości
Nie ma żadnych wątpliwości w zakresie uzupełniania wynagrodzenia, gdy pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie i w tym miesiącu jest nieobecny w pracy z powodu korzystania z urlopu z siłą wyższą.
W przypadku gdy taki miesiąc będzie przyjmowany do ustalania podstawy wymiaru zasiłku, należy przyjąć pełne wynagrodzenie tego pracownika – najczęściej wynikające z umowy o pracę – po odliczeniu pełnej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez ubezpieczonego, tj. 13,71%, gdy pracownik nie przekroczył rocznej podstawy wymiaru składek. Załóżmy, że wynagrodzenie pracownika wynosi 6.000 zł. W danym miesiącu korzystał on z urlopu związanego z siłą wyższą i z tego powodu jego wynagrodzenie, które za ten miesiąc zostało mu wypłacone, było niższe. Dla celów ustalania podstawy wymiaru zasiłku miesiąc ten należy przyjąć po uzupełnieniu, czyli podstawę będzie stanowiła kwota 6.000 zł pomniejszona o składki (6.000 zł x 13,71%).
Uzupełnianie wynagrodzenia zmiennego
Sytuacja się komplikuje, gdy pracownik otrzymuje składniki zmienne i w danym miesiącu był na urlopie wypoczynkowym, a także korzystał z urlopu z tytułu siły wyższej.
Tutaj należy odróżnić dwie kwestie:
- pierwsza – dotyczy ustalania samego wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzystał z siły wyższej,
- druga – dotyczy uzupełniania tego wynagrodzenia dla celów związanych z uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku.
Przedstawione więc przez ZUS wyjaśniania z 7 sierpnia należy odczytywać w takim kontekście.
Oczywiście należy też pamiętać, że zmienne składniki w wynagrodzeniu urlopowym są przyjmowane, co do zasady, w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli więc pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w sierpniu, to będzie to wynagrodzenie zmienne wypłacone mu w lipcu, czerwcu i maju. Natomiast przy ustalaniu wynagrodzenia z tytułu siły wyższej składniki zmienne uwzględnia się z miesiąca, w którym to zwolnienie wystąpiło. Mogą więc to być całkiem inne kwoty.
W przypadku gdy w miesiącu, za który wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał:
- wynagrodzenie stałe i zmienne podlegające uzupełnieniu oraz
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone łącznie ze zmiennymi składnikami wynagrodzenia,
to wynagrodzenie należy w całości potraktować jako wynagrodzenie zmienne. Oznacza to, że należy je uzupełnić za dni usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.
Poniżej przedstawiamy przykład z wyjaśnień ZUS z 7 sierpnia, który może budzić wątpliwości płatników składek. Dlatego dalej prezentujemy komentarz eksperta.
Pracownik jest zatrudniony ze stałym wynagrodzeniem 8.800 zł. Pracownik stał się niezdolny do pracy w październiku. W sierpniu korzystał on z dwudniowego zwolnienia z pracy z uwagi na siłę wyższą, zachowując prawo do połowy wynagrodzenia. W sierpniu za przepracowane 20 dni pracownik otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 8.000 zł, jak również zmienne wynagrodzenie urlopowe w kwocie 420 zł.
Wyliczenia (uzupełnianie tak jak składnik zmienny):
- (8.000 zł + 420 zł ) : 20 = 421 zł – stawka dzienna wynagrodzenia,
- 421 zł x 22 = 9.262 zł – uzupełnione wynagrodzenie,
- 9.262 zł – 2 (421 zł – 50%) = 8.841 zł – uzupełnione, pomniejszone o wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej – wynagrodzenie, które powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku.
Komentarz eksperta:
Wskazany przykład może budzić wątpliwości.Dlaczego? Jeżeli pracownik otrzymał zmienne wynagrodzenie urlopowe, to oznacza, że pracownik w sierpniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. Powstaje więc pytanie, czy w kwocie 8.000 zł podanej w przykładzie mieści się wynagrodzenia za przepracowany okres i czy w tym wynagrodzeniu mieści się także wynagrodzenie za urlop z tytułu siły wyższej?
W przykładzie zostało zaprezentowane podzielenie wynagrodzenia miesięcznego (8.800 zł) przez liczbę dni do przepracowania (22) i pomnożeniu tak uzyskanej stawki przez liczbę dni przepracowanych (20). W ten sposób uzyskano kwotę 8.000 zł.
Należy więc domniemywać, że uzyskane wynagrodzenie nie obejmuje wynagrodzenia za siłę wyższą.
Taki sposób ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca jest jednak sprzeczny z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Powstaje więc pytanie, na jakiej podstawie prawnej ZUS takie założenia przyjął.
Wynagrodzenie ze przepracowany okres powinno wynosić7.961,92 zł. Wynika to z następujących wyliczeń:
- 8.800 zł : 168 godz. = 52,38 zł x 16 = 838,08 zł – wynagrodzenie do odliczania z powodu korzystania z siły wyższej,
- 8.800 zł – 838,08 zł =7.961,92 zł– wynagrodzenie za przepracowany okres,
- 838,08 zł x 50% = 419,04 zł – wynagrodzenie za siłę wyższą.
A uwzględniając zmienny składnik w wynagrodzeniu urlopowym:
- 7.961,92 zł + 420 zł = 8.381,92 zł.
- 8.381,92 zł : 20 = 419,10 zł x 22 = 9.220,20 zł.
Od tego wynagrodzenia należy odliczyć 419,10 zł, co by oznaczało, że wynagrodzenie przyjmowane po uzupełnieniu wyniesie 8.801,10 zł.
Natomiast odrębną kwestią jest to, ile pracownikowi wypłacić z tytułu zmiennych w sierpniu. To jest bowiem liczone z sierpnia. Nie zawsze więc ta stawka będzie taka sama. Najczęściej będą to stawki inne.
Powstaje więc pytanie, co odliczyć przy uzupełnianiu:
- czy wynagrodzenie z tytułu siły wyższej ze zmiennych ze średniej urlopowej,
- czy z sierpnia.
Jeżeli przyjmiemy, że jest to wynagrodzenie ze średniej urlopowej, dojdzie do sytuacji, gdy kwoty przyjęte przez płatnika nie wynikają z kwot wykazanych w raporcie ZUS RCA za dany miesiąc i te wartości mogą się istotnie różnić. Problem powstanie, gdy zasiłek będzie wypłacał ZUS i płatnik będzie musiał to odpowiednio podać w informacji ZUS Z-3.
Nie mniejsze wątpliwości dotyczą drugiego podanego przykładu podanego przez ZUS wyjaśnieniach na stronie internetowej z sierpnia 2024 r.
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stawce godzinowej 30 zł. W lutym norma godzinowa wynosiła 168 godzin. W miesiącu tym pracownik miał jeden dzień nieobecności z uwagi na siłę wyższą. Również w tym miesiącu pracownik wykonał 6 nadgodzin płatnych 150%. Jego wynagrodzenie w tym miesiącu wyglądało następująco:
- wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o nieobecność związaną z siłą wyższą 160 godz. x 30 = 4.800 zł,
- wynagrodzenie podstawowe za nadgodziny 6 godz. x 30 = 180 zł, powiększone o 50%, a zatem 270 zł,
- premia miesięczna zmniejszana proporcjonalnie do godzin nieobecności (również z uwagi na siłę wyższą) 380,95zł (wyjściowa kwota przed pomniejszeniem to 400 zł),
- wynagrodzenie za nieobecność związaną z siłą wyższą zostało wyliczone jak wynagrodzenie urlopowe, a mianowicie: 4.800 zł + 270 zł + 380,95 zł = 5.450,95 zł : 166 godz. x 8 godz. x 50% = 131,35 zł
Pracownik otrzymał poza wynagrodzeniem godzinowym również premię zmniejszaną proporcjonalnie, którą należy uwzględnić przy uzupełnianiu wynagrodzenia. Wynagrodzenie urlopowe za siłę wyższą jest wyliczone w oparciu o składniki stałe, zmienne i przyjmowane w kwocie faktycznej (nadgodziny).
Wyliczenia:
- (4.800 zł + 380,95 zł + 131,35 zł ) : 20 = 265,62 zł – stawka dzienna wynagrodzenia
- 265,62 zł x 21 = 5.578,02 zł – wynagrodzenie uzupełnione do pełnego miesiąca
- 5.578,02 zł – 1 ( 265,62 zł– 50%) = 5.445,21 zł – uzupełnione, pomniejszone o wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej – wynagrodzenie
- 5.445,21 zł + 270 zł = 5.715,21 zł – wynagrodzenie powiększone o nadgodziny (składnik przyjmowany w kwocie faktycznej), wchodzące do podstawy wymiaru zasiłku.
Komentarz eksperta
W powołanym wyżej przykładzie wskazano, że w wynagrodzeniu za 20 przepracowanych dni należy uwzględnić także wynagrodzenie za siłę wyższą (131,35 zł) i to wynagrodzenie należy podzielić przez 20, a potem pomnożyć przez 21, a z ustalonej w ten sposób kwoty odliczyć wynagrodzenie z tytułu siły wyższej z uwzględnieniem stawki 50% za jeden dzień.
Natomiast w pierwszym przykładzie przytoczona kwota (8.000 zł) wskazuje, że wynagrodzenie to obejmuje tylko wynagrodzenie za okres przepracowany, bez wynagrodzenia z tytułu siły wyższej.
W drugim zaś przykładzie w wynagrodzeniu za przepracowany okres jest ujęte także wynagrodzenie z tytułu siły wyższej (131,35 zł).
Powstaje pytanie, czy i dlaczego zostało poczynione takie rozróżnienie. Nigdzie tego w wyjaśnieniu ZUS nie wskazano. Być może opis stanu faktycznego nie jest precyzyjny i wymaga uzupełnienia.
W drugim przykładzie w wynagrodzeniu za przepracowany okres uwzględniono wynagrodzenie za przepracowane godziny, premię, a także wynagrodzenie za okres urlopu z powodu siły wyższej. To wynagrodzenie podzielono przez 20, a uzyskany wynik pomnożono przez 21 (liczba dni do przepracowania), z tym że od uzyskanej kwoty odliczono nie wynagrodzenie z tytułu siły wyższej faktycznie wypłacone, tylko 50% stawki miesięcznej za jeden dzień.
Na marginesie należy wskazać, że przy wynagrodzeniu godzinowym żadnego pomniejszenia się nie dokonuje, a pracownikowi należne jest wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny, czyli 30 x 160 = 4.800 zł plus wynagrodzenie za nadgodziny 6 x 30 zł (180 zł) + 15 x 6 (90 zł dodatek) = 270 zł oraz premia miesięczna za przepracowany okres 380,95 zł. Oprócz tego pracownikowi należne jest wynagrodzenie za urlop z tytułu siły wyższej, w którym to wynagrodzeniu uwzględnia się także wynagrodzenie za nadgodziny i premię.
Dla celów związanych z uzupełnianiem wynagrodzenia dla celów zasiłkowych wynagrodzenie za godziny nadliczbowe należy przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej.
Wskazać należy, że przyjęty przez ZUS sposób uzupełniania wynagrodzenia jest skomplikowany i dyskusyjny.
Zakładając, że celem uzupełnienia jest ustalenie wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby, gdyby nie korzystał z urlopu z tytułu siły wyższej, to uzupełnienie powinno sprowadzać się do podzielenia uzyskanego wynagrodzenia za przepracowane dni/godziny (bez uwzględnienia wynagrodzenia z tytułu siły wyższej) przez liczbę dni/godzin i pomnożenia uzyskanej kwoty przez liczbę dni do przepracowania oraz ewentualnego uwzględnienia wynagrodzenia za nadgodziny czy też innych składników przyjmowanych w kwocie faktycznie wypłaconej.
W drugim przykładzie wynagrodzenie po uzupełnieniu taką metodą wyniosłoby 5.710 zł
(168 x 30 + 400 + 270 zł).
Wnioski dla pracodawcy
W wyliczeniach ZUS przyjęta kwota to 5.715,21 zł.
Różnica jest więc bardzo niewielka i w praktyce nie będzie miała dużego wpływu na wysokość zasiłku. Należy bowiem pamiętać, że podstawa wymiaru zasiłku jest ustalana na podstawie wynagrodzeń, jakie pracownik otrzymał za ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania. Różnica kilkuzłotowa w wynagrodzeniu za 1 miesiąc w praktyce nie ma dużego znaczenia, gdyż to wynagrodzenie jest sumowane z wynagrodzeniami z innych 11 miesięcy, a zsumowana kwota jest dzielona przez 12. W ten sposób ustalona podstawa jest dzielona przez 30 i ustalana jest stawka za 1 dzień niezdolności.
Przyjmując, że przez 11 miesięcy wynagrodzenie pracownika przyjmowane do podstawy wymiaru wynosiło co miesiąc 5.800 zł, a w uzupełniamy miesiącu 5.715,21 zł, to zsumowane wynagrodzenie wyniosłoby:
- 69.515,21 zł : 12 = 5.792,93 zł,
- 5.792,93 zł : 30 = 193,10 zł – stawka za 1 dzień.
Przy metodzie uproszczonej zsumowane wynagrodzenie wyniosłoby:
- 69.510 zł : 12 = 5.792,50 zł
- 5.792,50 zł : 30 = 193,08 zł – stawka za 1 dzień.
Różnica więc wynosi 2 grosze.
Siła wyższa i choroba
Jeżeli pracownik korzysta z siły wyższej w dniach i na ten dzień (dni) będzie miał wystawione zwolnienie lekarskie, to nie ma on prawa do wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego (także zasiłku opiekuńczego). Za ten okres ma prawo do wynagrodzenia z tytułu korzystania z siły wyższej.
Natomiast w przypadku wykorzystania kilku godzin zwolnienia od pracy z tytułu działania siły wyższej, a następnie złożenia wniosku o zasiłek chorobowy/opiekuńczy, pracownik zachowuje prawo zarówno do wynagrodzenia z tytułu działania „siły wyższej”, jak i do zasiłku chorobowego/opiekuńczego.
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).
Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2780).
Andrzej Radzisław
Radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie. Ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych. Wieloletni pracownik Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdzie m.in. brał udział w opiniowaniu aktów prawnych związanych z ubezpieczeniami oraz analizował wydawane przez ZUS interpretacje w zakresie ich zgodności z obowiązującymi przepisami.
Słowa kluczowe
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
