Informację roczną za 2021 r. płatnicy składek zobowiązani są przekazać ubezpieczonym (pracownikom, zleceniobiorcom itd.) w terminie do 28 lutego 2022 r. Informacja roczna za 2021 rok musi zawierać takie same dane, jak przekazane do ZUS przez płatnika składek imienne raporty miesięczne (ZUS RCA/ZUS RZA/ZUS RSA/ZUS RPA) sporządzone za ubezpieczonego za poszczególne miesiące 2021 roku.

Zwróćmy uwagę na to, ze Informacja roczna nie musi być sporządzona na formularzu, którego wzór opublikowany jest w rozporządzeniu określającym wzory dokumentów. Dotyczy to także informacji miesięcznej. Zarówno informacja roczna, jak i informacja miesięczna może być sporządzona w innej formie, z zastrzeżeniem, że musi jednak zawierać dane określone w przepisach. Płatnik składek powinien przekazać ubezpieczonemu informację roczną/informację miesięczną na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego.

Ubezpieczeni otrzymują informacje roczne/informacje miesięczne po to, aby mogli sprawdzić, czy w dokumentach przekazanych do ZUS płatnik składek wykazał prawidłowe dane, m.in. prawidłowe podstawy wymiaru składek, prawidłowe kwoty składek, czy też właściwe okresy przerw w opłacaniu składek.

Informację roczną - ZUS IMIR- za 2021 rok płatnik składek sporządza i przekazuje ubezpieczonemu, za którego rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące 2021 roku. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy składki rozliczał za cały rok, jak również za część roku, np. za jeden miesiąc – choćby w danym miesiącu ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu tylko przez jeden czy dwa dni.

Z obowiązku sporządzania informacji rocznej zwolnieni są płatnicy opłacający składki za ubezpieczonych, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniodawcy – zleceniobiorcom podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, urzędy pracy – bezrobotnym podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Płatnik składek jest jednak zobowiązany przekazać ubezpieczonemu informację na żądanie ubezpieczonego, nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni, z wyłączeniem przypadków pobierania składek z emerytur i rent.

Jeżeli płatnik składek na bieżąco, co miesiąc, przekazuje ubezpieczonym informacje o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS, nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Należy bowiem pamiętać, że informacja roczna dla ubezpieczonego to nic innego niż zestawienie danych, które zawierają informacje miesięczne. Jeżeli jednak ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją przekazać.

Jeżeli płatnik przekazywał do ZUS imienne raporty miesięczne korygujące, a ubezpieczony otrzymał miesięczne informacje przed sporządzeniem tych korekt, to miesięczne informacje dla ubezpieczonego płatnik powinien sporządzić ponownie, z poprawnymi danymi. Prawidłowe dane (po uwzględnieniu korekt) powinny znaleźć się również w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za rok ubiegły.

W informacji rocznej za 2021 rok płatnik składek powinien uwzględnić wszystkie dane, które przekazał za ubezpieczonego do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA/ZUS RZA/ZUS RSA oraz ewentualnie ZUS RPA) sporządzonych za niego za okres od stycznia do grudnia 2019 roku, jeżeli ubezpieczony w przez cały ten okres podlegał ubezpieczeniom, a płatnik przekazał za niego dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia u płatnika np. przez trzy miesiące, i za ten okres płatnik przekazywał do ZUS dokumenty rozliczeniowe, to informacja roczna powinna zawierać dane dotyczące właśnie tego okresu. Informacja powinna uwzględniać również wszystkie korekty danych przekazane w imiennych raportach miesięcznych korygujących za danego ubezpieczonego do ZUS.

Informacja dla osoby ubezpieczonej może być przekazana w innej formie niż na formularzu ZUS IMIR(np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wymogi określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych przekazywanych przez płatnika składek do ZUS, a tym samym dane zawarte w informacji rocznej i miesięcznej, mają wpływ na przyszłe świadczenie ubezpieczonego. Dlatego też warto zweryfikować te dane. Może się zdarzyć, że ubezpieczony, który otrzymał od płatnika składek informację roczną lub informację miesięczną stwierdzi, iż dane w niej zawarte nie są zgodne ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji ubezpieczony ma prawo zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS. Jeżeli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji we wskazanym terminie, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym. Informacje dotyczące okresu objętego raportem może również zakwestionować ZUS, wydając decyzję. Jeżeli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. W tej sytuacji ubezpieczony i płatnik mogą złożyć wniosek o zmianę stanowiska ZUS. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. W przypadku niezłożenia wniosku, informacje uznane przez ZUS traktuje się jako prawdziwe.