Nie będzie można składać w formie papierowej wniosku o wydanie zaświadczenia A1. Ponadto płatnik składek będzie musiał zwracać większą uwagę na zgłaszanie do ZUS cudzoziemców. Jest to efekt zmian, które szykuje dla pracodawców rząd. Sprawdź, jak po zmianach będzie można składać zaświadczenie A1 dla cudzoziemców.

Formularz A1 jest to zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej zgodnie z rozporządzeniem UE nr 883/04 oraz rozporządzeniem UE nr 987/09.

Zaświadczenie A1 jest wydawane, aby potwierdzić, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega osoba je składająca. Ma ono również poświadczyć, czy dana osoba nie podlega przepisom dotyczącym opłacania składek w innym państwie. ZUS wydaje zaświadczenie A1, jeśli zostaną spełnione wszystkie warunki wynikające z prawa unijnego według rozporządzenia jak powyżej.

Z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia A1 może wystąpić:

• pracownik,
• pracodawca lub
• osoba pracująca na własny rachunek.

Instytucją, do której taki wniosek należy składać oraz która zajmuje się wydawaniem formularza A1, jest ZUS.

Obecnie można złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 w formie elektronicznej, za pośrednictwem Portalu Usług Elektronicznych (PUE ZUS), w formie papierowej osobiście w każdej placówce ZUS lub wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego. Służy do tego formularz US-31. Osoba wnioskująca w formularzu składa dyspozycję odbioru zaświadczenia A1.

ZUS może dostarczyć formularz za pośrednictwem operatora pocztowego lub w formie elektronicznej. Osoba wnioskująca może go również odebrać osobiście w placówce ZUS.

Zgodnie z projektem proponuje się dodanie do ustawy systemowej art. 83e, na mocy którego złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1 możliwe będzie jedynie w formie elektronicznej. Taki wniosek będzie trzeba będzie dostarczyć do ZUS w formie dokumentu elektronicznego:

• opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo
• z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.

Dokument poświadczający ZUS wystawi również w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, przez udostępnienie go na profilu informacyjnym osoby składającej wniosek, utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

Projektodawca przewidział również to, że nie każdy ma dostęp do Internetu, oraz nie każdy potrafi korzystać z urządzeń elektronicznych. Dlatego też w szczególnie uzasadnionych przypadkach wniosek o wydanie zaświadczenia będzie można złożyć w postaci papierowej. W takim przypadku dokument poświadczający wydany będzie również w postaci papierowej.

Projekt zakłada, że jeśli wnioskujący otrzyma w formie elektronicznej dokument poświadczający, to jego wydruk stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w dokumencie wydanym w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS. Jest on dokumentem urzędowym w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego, pod warunkiem że będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.

Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą i deleguje pracowników do pracy na teren UE. Z uwagi na to, że miejsce prowadzenia działalności przez panią Annę znajduje się blisko placówki ZUS, osobiście składa wnioski o wydanie zaświadczenia A1 i w takiej formie odbiera poświadczenia. Po proponowanych zmianach pani Anna będzie mogła składać wnioski jedynie w formie elektronicznej za pośrednictwem PUE ZUS. W takiej formie będzie także otrzymywać poświadczenia. Przesłanka bliskości placówki ZUS nie będzie wystarczająca do tego, aby składać wnioski w formie papierowej.

Projektodawca proponuje również udostępnić ZUS elektroniczny dostęp do centralnego rejestru prowadzonego przez ministra właściwego do spraw pracy w zakresie, o którym mowa w art. 90c ust. 4 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tj. w zakresie:

• zezwoleń na pracę,
• zezwoleń na pracę sezonową,
• oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wraz z mechanizmem subskrypcji zmian.

Ma to nastąpić poprzez dodanie do ust. 11 w art. 90c punktu 10 o treści: „Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celu realizacji zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych.”.

Dzięki temu zabiegowi wyeliminowany zostanie papierowy obieg dokumentacji między urzędami.

To jednak nie wszystko. Dzięki uzyskaniu nowego trybu udostępniania danych oraz samodzielnej przesłanki dostępu do ww. danych i rejestrów ZUS będzie mógł planować kontrole płatników składek na podstawie analizy ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w zakresie realizacji obowiązków dotyczących ubezpieczeń społecznych cudzoziemców. ZUS będzie także weryfikował prawidłowość podlegania ubezpieczeniom przez cudzoziemców.

Innymi słowy, ZUS będzie analizował elektronicznie uzyskane dane pod kontem deklarowania składek za zatrudnionych cudzoziemców. Jeśli w wyniki takiej analizy ujawnią się jakieś nieprawidłowości, ZUS będzie prosił o złożenie stosownych wyjaśnień lub obejmie przedsiębiorcę kontrolą, aby potwierdzić ryzyko nieprawidłowości lub mu zaprzeczyć.

Z czym będzie się musiał liczyć przedsiębiorca, gdy ZUS uzyska dostęp do rejestru zezwoleń na pracę cudzoziemców w formie elektronicznej

Pan Jan zatrudnia zleceniobiorców, którzy nie są obywatelami UE. W związku z czym za zleceniobiorców uzyskał zezwolenia na pracę. Jednak nie zgłosił wszystkich zleceniobiorców do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Po proponowanych zmianach ZUS, mając dostęp do rejestru zezwoleń na pracę w formie elektronicznej, będzie widział, że płatnik wystąpił o zezwolenia, jednak nie zgłosił zleceniobiorców do ZUS. Dlatego też płatnik składek będzie musiał złożyć wyjaśnienia lub ZUS obejmie go kontrolą.

Źródło

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw z 12 maja 2021 r.