Dotychczas obowiązek posiadania profilu w systemie teleinformatycznym ZUS mieli wyłączeni pracodawcy rozliczający składki za więcej niż 5 osób.

W przypadku gdy płatnik składek nie dopełni tego obowiązku, profil PUE ZUS zostanie założony do 31 stycznia 2023 r. automatycznie przez organ rentowy.

Dokonane zmiany mają na celu ułatwienie, przyśpieszenie i zmniejszenie kosztów korespondencji wymienianej z ZUS. Dzięki profilowi na Platformie Usług Elektronicznych ZUS płatnik może generować i przesyłać drogą elektroniczną dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe oraz różnego rodzaju pisma i wnioski, a nawet opłacać składki. Wnioski są na profilu automatycznie wypełniane na podstawie danych dostępnych na koncie, następnie trzeba je podpisać elektronicznie.

Co więcej, przedsiębiorca, dzięki profilowi, w każdej chwili ma wgląd online do wysłanych deklaracji i dokonanych wpłat oraz do zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA, które zostały wystawione zatrudnionym pracownikom a także może łatwo uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu.

Obowiązek posiadania konta wejdzie w życie od 1 stycznia 2023 r., jednak to teraz jest najlepszy moment, aby założyć profil i zapoznać się z funkcjonalnością PUE.

1. KROK – wejdź na stronę www.zus.pl

W pierwszej kolejności wejdź na oficjalną stronę ZUS i kliknij „Zarejestruj w PUE” w górnej części strony.

2. KROK – wybierz, na kogo profil ma być zarejestrowany

Po kliknięciu w „Zarejestruj w PUE” wybierz sposób rejestracji. W zależności od tego, czy chcemy zarejestrować się jako np. osoba pracująca, czy jako przedsiębiorca lub firma, musimy wejść w odpowiedni odnośnik. W tym przypadku będzie to rejestracja „Dla przedsiębiorców” – czyli dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Dostęp do danych firm – czyli płatników będących osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej może uzyskać osoba fizyczna, która posiada stosowne pełnomocnictwo. Dlatego w celu uzyskania dostępu dla takiej firmy należy założyć profil na PUE dla siebie jako osoby fizycznej. Następnie okazaniu dokumentu tożsamości w jednostce ZUS i złożeniu pełnomocnictwa taka osoba uzyska dostęp do swojego profilu firmy.

3. KROK – wybierz sposób rejestracji

Nie trzeba wpisywać wszystkich danych, aby się zarejestrować. Można skorzystać z rejestracji za pośrednictwem:

- profilu zaufanego,

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

- bankowości elektronicznej

-lub samodzielnie zarejestrować profil.

Rejestracja za pośrednictwem profilu zaufanego

Z tej formy rejestracji mogą skorzystać osoby, które mają dostęp do metod identyfikacji elektronicznej, tj. profil zaufany lub e-dowód.

Po wybraniu przycisku ,,PROFIL ZAUFANY/LOGIN.GOV.PL” strona ZUS przekierowuje na stronę login.gov.pl, gdzie należy wybrać jedną z dwóch wymienionych wyżej metod identyfikacji. Po kliknięciu w jedną z dwóch metod można zalogować się na swój profil.

Rejestracja za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Po wybraniu opcji „TWÓJ KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY” strona ZUS przekieruje płatnika na stronę rejestracji, za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z instrukcją należy umieścić kartę w czytniku kart kryptograficznych, a następnie nacisnąć przycisk ,,Podpisz oświadczenie” i uwierzytelnić się nr PIN.

Rejestracja za pośrednictwem bankowości elektronicznej

Jest to chyba najprostsza metoda rejestracji. Za jej pośrednictwem może zarejestrować się bowiem każdy, kto ma konto bankowe w banku, który współpracuje z ZUS, i to bez konieczności wizyty w ZUS.

Aby zarejestrować się w ten sposób, należy wybrać opcję ,,TWOJA BANKOWOŚĆ ELEKTRONICZNA”, a następnie wybrać ikonę obsługującego banku (jeśli takiej ikony nie ma oznacza to, że dany bank nie współpracuje z ZUS i rejestracja tym sposobem nie jest możliwa). Po przekierowaniu na stronę bankowości elektronicznej należy zalogować się w taki sam sposób, jak do swojego konta w banku. Po zalogowaniu i potwierdzeniu danych system automatycznie przekieruje do platformy PUE. Do platformy PUE można się również zalogować bezpośrednio z bankowości elektronicznej, klikając w odpowiednią ikonę na stronie swojego banku.

W każdym z wyżej wymienionych przypadków na samym końcu po przekierowaniu na profil PUE ZUS należy potwierdzić, że zapoznałeś się z regulaminem.

4. KROK – dokonaj samodzielnej rejestracji

Nie ma potrzeby korzystania z wyżej wymienionych sposobów (np. w przypadku nieposiadania profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz niedysponowania bankowością elektroniczną). Wówczas należy wybrać żółty przycisk ,,Do rejestracji” i wówczas można zarejestrować się samodzielnie, wypełniając formularz rejestracji.

W tym przypadku jednak ze względu na dostęp do danych osobowych i informacji ubezpieczeniowych konieczna jest jednorazowa wizyta w jednostce ZUS i potwierdzenie tożsamości użytkowania konta PUE. Na miejscu należy okazać dowód osobisty lub paszport.

Po kliknięciu „Do rejestracji” przedsiębiorca zostanie przeniesiony w miejsce, w którym musi podać swoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, NIP, e-mail). Należy również stworzyć hasło do profilu, które powinno mieć minimum 8 znaków, w tym wielką literę, małą literę cyfrę i znak specjalny. Hasło następnie należy powtórzyć oraz zaznaczyć „checbox” z informacją o zapoznaniu się z regulaminem.

Dobrowolnie można również wyrazić zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną (na wskazany adres e-mail) informacji dotyczących ubezpieczeń społecznych i bieżącej działalności ZUS.

Po wypełnieniu wszystkich pól można przejść dalej, klikając w „Zarejestruj profil”.

W następnym kroku rejestracji należy wprowadzić otrzymany kod weryfikacyjny, który został przesłany na podany adres e-mail;

Po wpisaniu poprawnego kodu wyświetli się okno z informacją o pomyślnej rejestracji profilu.

Wiadomość z loginem zostanie wysłana też na adres e-mail albo numer telefonu komórkowego podany w formularzu.

Profil został utworzony i można przejść do logowania.

Po rejestracji w ciągu 7 dni należy potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty, gdzie należy okazać dowód tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Dopiero od tej pory konto będzie funkcjonować jako zaufane.