W związku z tym, że nie obowiązuje jednolity wzór omawianego zaświadczenia, każdy płatnik musi go opracować we własnym zakresie. Płatnicy korzystający z programów kadrowo-płacowych powinni sprawdzić czy oprogramowanie, z którego korzystają, nie zawiera gotowego wzoru zaświadczenia.

W zaświadczeniu o dochodach emerytów i rencistówgeneralnie należy podać dochody, od których odprowadzone zostały w roku ubiegłym składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – z pewnymi wyjątkami przedstawionymi w dalszej części opracowania.

Nie wykazujemy więc w nim dochodów wyszczególnionych w rozporządzeniu składkowym. Przypomnijmy, że zgodnie z § 5 rozporządzenie to dotyczy nie tylko pracowników, ale również:

• osób wykonujących pracę nakładczą,
• funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej,
• osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych,
• osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Z podstawy wymiaru składek, a tym samym z dochodu wykazywanego w zaświadczeniu o dochodach emerytów i rencistów, mogą być jednak wyłączone tylko świadczenia spełniające warunki określone w rozporządzeniu składkowym.

Płatnicy składek powinni pamiętać o tym, że obowiązek przekazania zaświadczenia o rocznym dochodzie emeryta lub rencisty może również wystąpić w sytuacji, jeśli dana osoba w 2023 r. nie była objęta ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, a tym samym nie były za nią odprowadzane składki na te ubezpieczenia.

Odpowiednio stosuje się tu bowiem art. 104 ust. 4 ustawy emerytalnej wyjaśniający, że ograniczenia zarobkowe dotyczą również osób:

• wyłączonych z obowiązku ubezpieczenia społecznego (ubezpieczeń emerytalno-rentowych) z uwagi na posiadane prawo do emerytury lub renty,
• wykonujących działalność zarobkową niepodlegającą obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu (ubezpieczeniom emerytalno-rentowym) z uwagi na objęcie tym obowiązkiem z innego tytułu.

Obowiązek poinformowania ZUS o dochodzie zarobkującego emeryta lub rencisty, mimo nieobjęcia go z danego tytułu ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, w praktyce najczęściej dotyczy:

• osób wykonujących pracę na podstawie kilku umów zlecenia, z których – z uwagi na osiągany z ich tytułu dochód – tylko jedna lub ich część objęta jest obowiązkiem tego rodzaju ubezpieczeń,
• umów zlecenia zawartych z osobami zatrudnionymi u innego płatnika składek na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem odpowiadającym co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę – w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. wynosiło ono 3.490 zł, a 1 lipca wzrosło do 3.600 zł.

Płatnik składek, który nie przekaże zaświadczenia o dochodzie emeryta lub rencisty objętego przepisem art. 104 ust. 4 ustawy emerytalnej, w przyszłości będzie musiał złożyć brakujący dokument, w oparciu o który ZUS dokona rozliczenia świadczenia pobieranego przez daną osobę. Jeżeli okaże się, że z uwagi na osiągane dochody powinno być ono obniżone, do zwrotu nadpłaconej kwoty zobowiązany będzie płatnik.

W przypadku osób, do których stosuje się art. 104 ust. 4 ustawy emerytalnej, płatnicy często zgłaszają wątpliwości dotyczące tego, jaki dochód podać z działalności nieobjętej składkami emerytalno-rentowymi.

ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl) wyjaśnia, że w takiej sytuacji przyjmujemy dochody, od których naliczone byłyby wspomniane składki, gdyby z danego tytułu emeryt lub rencista objęty był obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Co stanowi podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych w przypadku poszczególnych tytułów do ubezpieczeń, wyjaśniają art. 18–18c ustawy systemowej.

W informacji o dochodzie rocznym musimy uwzględnić także wypłacone w 2023 r. zarobkującemu u nas emerytowi lub renciście świadczenia chorobowe, o czym część płatników zapomina.

Obowiązek uwzględnienia tego rodzaju świadczeń w dochodzie branym pod uwagę przy rozliczaniu pobieranej emerytury lub renty mimo ich nieoskładkowania na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wynika z art. 104 ust. 6 ustawy emerytalnej.

Przepis ten wyjaśnia, że za dochód taki uważa się również kwoty pobranych zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłacanego na podstawie przepisów Kodeksu pracy (zwanego popularnie wynagrodzeniem chorobowym), a także kwoty świadczenia rehabilitacyjnego i wyrównawczego, zasiłku i dodatku wyrównawczego.

W praktyce może też wystąpić sytuacja, że w 2023 r. zarobkujący emeryt lub rencista przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, o której mowa w art. 19 ustawy systemowej. W związku z tym od części jego dochodów składki te nie były odprowadzane. Przypomnijmy, że w 2023 r. roczna kwota graniczna wynosiła 208.050 zł.

W takiej sytuacji dość często płatnicy wykazują w zaświadczeniu tylko dochód, od którego naliczone zostały składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Tymczasem z art. 19 ust. 7 ustawy systemowej wynika, że okres nieopłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy ich wymiaru traktuje się jak okres ubezpieczenia w rozumieniu przepisów ustawy emerytalnej.

W zaświadczeniu o dochodzie rocznym emerytów i rencistów należy więc uwzględnić także dochody wypłacone po przekroczeniu rocznej kwoty granicznej – mimo ich nieoskładkowania na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. W dokumencie tym podajemy wtedy również miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie.

Nie zawsze odprowadzenie składek emerytalno-rentowych od danego dochodu jest równoznaczne z obowiązkiem jego uwzględnienia w zaświadczeniu rocznym. Nie podaje się w nim bowiem następujących dochodów, mimo że były objęte oskładkowaniem na ubezpieczenia emerytalno-rentowe:

• uzyskanych z tytułu działalności zarobkowej wykonywanej przed uzyskaniem prawa do emerytury lub renty albo po ustaniu prawa do danego świadczenia,
• uzyskanych po osiągnięciu powszechnego wieku emerytalnego (60 lat w przypadku kobiet i 65 lat w przypadku mężczyzn),
• uzyskanych w okresie, w którym na wniosek emeryta lub rencisty miało miejsce zawieszenie pobieranego świadczenia z zastosowaniem art. 103 ust. 3 ustawy emerytalnej,
• uzyskanych w okresie, w którym wypłata emerytury była zawieszona z uwagi na kontynuowanie zatrudnienia u tego samego pracodawcy, u którego dana osoba była zatrudniona bezpośrednio przez uzyskaniem prawa do świadczenia, a więc z zastosowaniem art. 103a ustawy emerytalnej.

Przygotowując zaświadczenie o ubiegłorocznym dochodzie zarobkujących emerytów lub rencistów, należy pamiętać o tym, że w tym przypadku daną wypłatę przyporządkowuje się generalnie do miesiąca (roku), w którym miała ona miejsce. Nie jest więc tu ważny okres, za jaki dochód przysługuje, a moment jego wypłaty.

Oznacza to, że mamy tu do czynienia z odwrotną sytuacją niż w przypadku innego dokumentu powszechnie wystawianego przez płatników składek, tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu o oznaczeniu ZUS ERP-7. Przy jego wypełnianiu dochód przypisuje się bowiem do miesiąca (roku), za jaki przysługuje, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach – do miesiąca (roku), w którym miała miejsce wypłata.

Zasady przypisywania dochodu do miesiąca (roku), w którym miała miejsce jego wypłata, nie stosuje się do kwot przysługujących z tytułu działalności zarobkowej wykonywanej przed miesiącem, od którego ustalone zostało prawo do emerytury lub renty objętej ograniczeniami zarobkowymi.

Odrębne zasady postępowania w takiej sytuacji wynikają z § 1 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zawieszania świadczeń emerytalno-rentowych. Zgodnie bowiem z tym przepisem dochód wypłacony z tytułu pracy, służby lub działalności zarobkowej, wykonywanej przed miesiącem, od którego ustalono prawo do emerytury albo renty, nie ma wpływu na zawieszenie lub zmniejszenie tych świadczeń. Co ważne, wyłączenie to dotyczy także sytuacji, gdy dana wypłata nastąpi już po przyznaniu świadczenia emerytalno-rentowego.

Jeżeli otrzymany przez emeryta lub rencistę dochód tylko częściowo dotyczył okresu przypadającego przed miesiącem, od którego ustalono prawo do danego świadczenia, wyłączeniem będzie objęta tylko kwota przysługująca za ten okres. W zaświadczeniu rocznym wykazuje się wówczas kwotę przysługującą za okres po przyznaniu emerytury lub renty.

Mimo że rozporządzenie w sprawie zawieszania świadczeń emerytalno-rentowych w § 5 ust. 2 nakazuje złożenie informacji o łącznej kwocie rocznego dochodu, wskazane jest, aby w zaświadczeniu podać go także w rozbiciu na poszczególne miesiące. Ma to związek ze sposobem rozliczania przez ZUS świadczeń emerytalno-rentowych.

Jeżeli podamy tylko łączną kwotę, ZUS wystąpi o uzupełnienie zaświadczenia o informację o dochodach osiągniętych w poszczególnych miesiącach 2023 r. Dopiero wtedy będzie mógł bowiem sprawdzić, który wariant rozliczenia jest korzystniejszy dla zarobkującego emeryta lub rencisty.

Jeżeli mimo istnienia takiego obowiązku płatnik nie złoży zaświadczenia o dochodzie zarobkującego emeryta lub rencisty, w przyszłości będzie musiał uzupełnić brakujący dokument. Po jego otrzymaniu ZUS dokona wstecznego rozliczenia pobranego świadczenia emerytalno-rentowego. W takiej sytuacji często konieczne będzie również złożenie brakującej informacji o zatrudnieniu i ewentualnie zwolnieniu emeryta albo rencisty.

Brak omawianego zaświadczenia najczęściej dotyczy świadczeniobiorców, którzy z danego tytułu nie są objęci ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z uwagi na posiadane prawo do emerytury lub renty albo objęcie nimi z innego tytułu.

Natomiast w razie popełnienia błędu w przekazanym zaświadczeniu, po jego zauważeniu płatnik powinien złożyć nowy dokument z prawidłowymi danymi oraz z zaznaczeniem, że jest to korekta przekazanego wcześniej zaświadczenia. Na jego podstawie ZUS ponownie rozliczy pobierane przez daną osobę świadczenie.

Popełnienie błędu przez płatnika pociągnie za sobą określone konsekwencje finansowe po jego stronie. Jeżeli dane świadczenie zostanie nadpłacone, to na nim będzie spoczywał obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty, co wynika wprost z art. 84 ust. 6 ustawy systemowej.

Przepis ten wyjaśnia, że w sytuacji gdy wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone.

Tematyką tą zajmował się również wielokrotnie Sąd Najwyższy. Dwa z tego rodzaju orzeczeń przytaczamy poniżej:

• wyrok z 4 października 2018 r. (III UK 152/17): „Przepis art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych umożliwia organowi rentowemu odzyskanie świadczeń, które z przyczyn instrumentalnie zawinionych przez pracodawcę –- płatnika składek zostały wypłacone nienależnie lub w zawyżonych kwotach osobie zgłoszonej do ubezpieczenia przez pracodawcę, bez potrzeby lub konieczności uprzedniego wykorzystania możliwości żądania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń od osoby, która je pobrała w zawyżonej wysokości (art. 84 ust. 1 i 2 tej ustawy)”,
• postanowienie z 25 czerwca 2019 r. (II UK 287/18): „Przesłanką odpowiedzialności płatnika na podstawie art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest wina płatnika w niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu przekazania organowi rentowemu wymaganych informacji, polegająca na niedochowaniu należytej staranności”.

Jeżeli natomiast w wyniku błędu płatnika zarobkującemu emerytowi lub renciście nieprawidłowo zostanie wstrzymane albo zmniejszone pobierane przez niego świadczenie, płatnik może spodziewać się wystąpienia o wyrównanie szkody, a w razie odmowy – rozpoczęcia postępowania sądowego. W takich sytuacjach sądy z reguły wydają wyroki nakazujące wypłatę stosownego odszkodowania, które obciąży środki płatnika składek.

Przed przesłaniem do ZUS zaświadczenia o dochodzie osiągniętym w 2023 r. przez zarobkujących u nas emerytów lub rencistów warto więc raz jeszcze sprawdzić prawidłowość podanych w nim informacji. Pozwoli to uniknąć dodatkowych kosztów.