Obowiązek przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA spoczywa nie na wszystkich płatnikach, tylko na niektórych z nich. Chodzi tu o tych, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja
  i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób oraz
• byli wpisani do rejestru REGON ostatniego dnia roku, za który jest składana informacja.

Blok I „Dane organizacyjne” informacji wypełnia się następująco:

• Pole 01 – wpisujemy identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok), np. 01 2021.
• Pole 02 – kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Kody te znaleźć można na stronie www.zus.pl
• Pola 03–05 – nie wypełnia się.
• Pole 06 – znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełnia się tylko, jeżeli składamy korektę informacji ZUS IWA w wyniku ustaleń kontroli ZUS.

Blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”:

• Pole 01 – NIP (bez oddzielania kreskami poszczególnych części numeru).
• Pole 02 – REGON (nie oddzielamy kreskami poszczególnych części numeru).
• Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 – wypełniają tylko płatnicy składek będący osobami fizycznymi. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.
• Pole 06 – nazwa skrócona płatnika składek.

Blok III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego”:

• Pole 01 – liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.

Blok IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki”:

• Pole 01 – rodzaj przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia 2021 r. w przypadku ZUS IWA za 2021 rok.
  • Pole 02 – liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy. Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, wpisujemy cyfrę „0”.
    • Pole 03 – liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich. Liczba poszkodowanych podana w polu 03 nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 bloku IV.
    • Pole 04 – liczba zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Blok V „Adres do korespondencji płatnika składek”:

Blok VI „Oświadczenie płatnika składek”:

• Pole 01 – data wypełnienia informacji ZUS IWA (dzień/miesiąc/rok).
• Pole 02 – podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.
• Pole 03 – pieczątka płatnika składek, jeżeli płatnik ją posiada.