Zasadniczo powinniśmy udzielić urlopu wypoczynkowego:

• zgodnie z planem urlopów (przy jego sporządzaniu powinniśmy uwzględnić wnioski pracowników co do terminu urlopu, jeśli nie stoi ku temu na przeszkodzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy);

• w terminie ustalonym między pracodawcą a pracownikiem – jeżeli w zakładzie nie ma planu urlopów (z planu można zrezygnować, gdy w zakładzie nie ma związków lub związki zgodziły się na rezygnację z planu).

Kodeks pracy przewiduje jednak również przypadki, gdy można (lub wręcz trzeba) przesunąć zaplanowany wcześniej urlop. Są też sytuacje, gdy przerywa się urlop już rozpoczęty. Przesunięcie urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy samych stron stosunku pracy, jak i na skutek wystąpienia określonych zdarzeń przewidzianych przepisami. W pierwszym przypadku ostateczna decyzja o przesunięciu urlopu należy do pracodawcy, w drugim zmianę terminu wypoczynku wymuszają przepisy.

Poniżej opiszemy kolejno przypadki:

1. przesunięcia urlopu, który nie został jeszcze rozpoczęty, a także

2. przerwania urlopu już trwającego.

Przesunięcie urlopu może dotyczyć takich przypadków, w których termin urlopu już wyznaczono (np. w planie urlopów albo w zaakceptowanym wniosku o urlop), ale pracownik jeszcze nie rozpoczął korzystania z urlopu. Przesunąć urlop można więc najpóźniej w dniu poprzedzającym jego rozpoczęcie. Później w grę wchodzi już tylko przerwanie urlopu.

Pracownik może sam wystąpić z wnioskiem o przesunięcie zaplanowanego urlopu. Przepis wymaga, aby wniosek ten był umotywowany ważnymi przyczynami. Jeżeli więc przykładowo pracownik nie może rozpocząć urlopu w terminie z uwagi na konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych czy chorobę współmałżonka uniemożliwiającą wspólny wyjazd, może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o przesunięcie urlopu.

W praktyce to pracodawca ocenia, czy przyczyny wskazane przez pracownika są na tyle ważne, że uzasadniają przesunięcie urlopu. Żaden organ (inspektor pracy czy sąd) nie może kwestionować odmowy przesunięcia urlopu, choćby powody przedstawione przez pracownika były poważne. Natomiast nowy termin udzielenia niewykorzystanego urlopu trzeba uzgodnić z pracownikiem.

Nie powinniśmy jednak bez ważnej przyczyny przesuwać zaległego urlopu poza wrzesień kolejnego roku kalendarzowego – nawet jeśli pracownik sam o to wnioskuje.

Pracodawca może też w niektórych przypadkach sam przesunąć urlop wypoczynkowy pracownika. Ale tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie 2 warunki:

• konieczność przesunięcia urlopu jest spowodowana szczególnymi potrzebami pracodawcy;

• nieobecność konkretnego pracownika w tym czasie spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przyczyny uzasadniające przesunięcie zaplanowanego urlopunie mogą być znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu.Przesunięcie terminu wypoczynku pracownika powinno być zatem uzasadnione sytuacją, której pracodawca wcześniej nie przewidywał, np. dodatkowe zamówienie powodujące konieczność zwiększenia produkcji czy choroba pracownika, który miał zastępować wypoczywającego kolegę.

Przepisy nie definiują szczególnych okoliczności, które uzasadniają przesunięcie urlopu przez pracodawcę. Z pewnością chodzi:

• nie tylko o okoliczności obiektywne (np. choroba innego pracownika i konieczność zorganizowania zastępstwa),

• ale także o przyczyny leżące po stronie pracodawcy (np. nieplanowany kontrakt z kluczowym klientem, który musi szybko zostać zrealizowany).

Przesunięcie urlopu z powodu szczególnych potrzeb firmy lepiej jednak traktować jako ostatecznośći go nie nadużywać. Warto też raczej starać się ograniczać je do przypadków, gdy ten konkretny pracownik jest niezastąpiony (lub gdy jego nieobecność znacznie skomplikowałaby tok pracy itp.).

Kodeks pracy nie przewiduje zwrotu kosztówpowstałych w związku z przesunięciem terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy. Przyjmuje się jednak, że w takim przypadku należy przez analogię stosować przepis zobowiązujący pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w razie odwołania go z urlopu (więcej na ten temat w dalszej części tekstu).

Przykład 1
Przesunięcie urlopu a zwrot kosztów
Pracownik zapłacił już za wyjazd wakacyjny, a tymczasem pracodawca przesunął mu termin urlopu. W tym przypadku zakład pracy powinien zwrócić wszystkie koszty, które wiążą się bezpośrednio z zaplanowanym wypoczynkiem, a których pracownik nie odzyskał, czyli koszty rezerwacji hotelu oraz zakupionych biletów (także dla członków rodziny pracownika, jeśli wskutek odwołania oni również zrezygnowali ze wspólnego wyjazdu).
Nie trzeba natomiast zwracać np. kosztów zakupionych przez pracownika na okoliczność tego wyjazdu nart, ponieważ wydatek ten nie wiąże się bezpośrednio z tym konkretnym wyjazdem (tym bardziej że narty mogą się jeszcze przydać pracownikowi w przyszłości).

Poza przesunięciem urlopu na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy są też przypadki, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Przepis wprost wymienia kilka takich sytuacji (czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy, urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski). Nie jest to jednak katalog zamknięty, co oznacza, że poza wymienionymi wyżej również inne okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika zobowiązują pracodawcę do przesunięcia zaplanowanego urlopu.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy są wskazane przepisami prawa (powszechnego lub zakładowego). Przyczynami takimi mogą być także niewymienione wprost w przepisach przypadki, gdy pracownik nie może wykonywać pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop tylko wówczas, gdy określony przepis prawa usprawiedliwia w danym przypadku nieobecność pracownika (niezależnie od tego, czy ta nieobecność jest płatna, czy nie), np. w razie wezwania do sądu czy zwolnienia lekarskiego na chore dziecko. Nie ma więc prawnego obowiązku przesuwania urlopu w sytuacjach nieprzewidzianych przepisami, np. w razie choroby ciotki pracownika, konieczności załatwienia sprawy w urzędzie itp. (pracodawca może wówczas najwyżej dobrowolnie uwzględnić wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu). Są jednak wyjątkowe zdarzenia, gdy pomimo braku formalnego obowiązku przesunięcia urlopu należy go dokonać ze względu na zasady współżycia społecznego.

Przykład 2
W wyjątkowych sytuacjach przesuwamy urlop, choć przepisy tego nie nakazują
Pracownik miał wrócić z delegacji w czwartek wieczorem, a od piątku być na urlopie. Jednak w czwartek wieczorem odwołano przeloty, w związku z czym pracownik wróci z podróży służbowej najwcześniej w piątek. Przepisy nie wymieniają wyraźnie takiego przypadku jako przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy – a tym samym teoretycznie nie trzeba przesuwać pracownikowi zaplanowanego na piątek urlopu. Niemniej jednak ze względu na zasady współżycia społecznego należy tego dokonać. Pracownik nie mógł bowiem rozpocząć urlopu z powodu wykonywania na polecenie pracodawcy obowiązków służbowych poza miejscem pracy i miejscem zamieszkania. A zatem to pracodawca pośrednio spowodował fakt, że pracownik nie może rozpocząć urlopu w terminie i w związku z tym urlop należy przesunąć.

Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem nowy termin wykorzystania urlopu – niekoniecznie zaraz po ustaniu przyczyny, która uniemożliwiła jego rozpoczęcie. Uzgodnienie dotyczy także tej części urlopu, którą pracownik mógłby jeszcze wykorzystać po powrocie z usprawiedliwionej nieobecności.

Przykład 3
A jeśli nie da się wykorzystać tylko części wypoczynku?
Pracownik zachorował na kilka dni przed urlopem. Jednak zwolnienie chorobowe objęło tylko tydzień z 2 tygodni planowanego urlopu. Nie oznacza to wcale, że automatycznie powinien wykorzystać przynajmniej ten drugi tydzień urlopu. Strony powinny na nowo ustalić termin całego 2-tygodniowego urlopu. Przesunięcie dotyczy bowiem całego urlopu zaplanowanego na dany termin. Ewentualne wykorzystanie 1 tygodnia urlopu tuż po zwolnieniu będzie więc wymagało jego ponownego udzielenia – po porozumieniu obu stron.

Przykład 4
Usprawiedliwiona nieobecność obejmująca tylko 1 dzień z tygodnia planowanego urlopu
Pracownik miał wykorzystać tydzień urlopu. Tuż przed urlopem otrzymał wezwanie do urzędu na 1 dzień (na środę). Strony muszą od nowa ustalić termin udzielenia całego tygodnia urlopu. Mogą go w całości przesunąć na inny termin, mogą też uzgodnić, że tylko ten 1 dzień urlopu przesunie się pracownikowi na później. Pracodawca nie może jednak uznać bez porozumienia z pracownikiem, że np. dni urlopu poprzedzające środę lub następujące po niej pracownik ma udzielone i musi wówczas skorzystać z urlopu.

W przypadku gdy wystąpi nieobecność, która obowiązkowo przesuwa urlop, dotyczy to także urlopu jednostronnie udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia albo zaległego urlopu udzielonego przed końcem września kolejnego roku kalendarzowego (czyli tuż przed terminem jego wykorzystania). Czyli nieobecność przesunie urlop także w tych przypadkach, w których pracodawca może wysłać pracownika na urlop w ostateczności nawet bez zgody pracownika.

Jest też kilka przypadków, gdy mimo że pracownik rozpoczął już korzystanie z urlopu, urlop ten zostaje przerwany. Kodeks pracy wymienia 4 sytuacje, które przerywają urlop już rozpoczęty:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,

• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,

• odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,

• urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski.

Jeśli w czasie urlopu wystąpi któreś z tych wymienionych zdarzeń (usprawiedliwionych nieobecności), pracodawca musi udzielić niewykorzystanego urlopu w terminie późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem (choć ostateczna decyzja w tej kwestii zawsze należy do pracodawcy).

W przeciwieństwie do przesunięcia urlopu przerwanie jest możliwe tylko z przyczyn wymienionych wcześniej. Oznacza to, że inne usprawiedliwione nieobecności(np. obowiązek stawienia się w sądzie), które wystąpią w trakcie już rozpoczętego urlopu, nie przesuwają jego części na później. Urlop biegnie wówczas nadal mimo przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność, chyba że pracodawca dobrowolnie zgodzi się na dokonanie przesunięcia.

Przykład 6
Zwolnienie lekarskie pracownika przerywa urlop, ale zwolnienie na dziecko już nie
Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku. Postanowił wziąć urlop na 2 tygodnie, począwszy od poniedziałku. Jednak po 5 dniach korzystania urlopu, w sobotę, zachorował. Oznacza to, że niewykorzystane jeszcze 5 dni z drugiego tygodnia urlopu (w dniach poniedziałek – piątek) należy udzielić w późniejszym terminie. Nie potrzeba przy tym wniosku pracownika o przesunięcie tej części urlopu, gdyż dzieje się to automatycznie, z mocy prawa wraz z informacją o zwolnieniu lekarskim.
Gdyby jednak temu samemu pracownikowi tuż po rozpoczęciu 2-tygodniowego urlopu zachorowało dziecko, nie może żądać przerwania urlopu i „przeniesienia” jego części na później, nawet jeśli na to chore dziecko otrzyma zwolnienie lekarskie.
Podobnie urlopu nie przerywają okoliczności usprawiedliwiające tzw. urlop okolicznościowy (np. ślub, pogrzeb). Ewentualnie, jeśli ma to jeszcze uzasadnienie czasowe, można udzielić urlopu okolicznościowego po powrocie z urlopu wypoczynkowego. Przykładowo: w razie śmierci i pogrzebu ojca pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownik może jeszcze po jego zakończeniu wziąć urlop okolicznościowy na załatwienie spraw związanych z pogrzebem itp.

Jeśli pracownik zachoruje w trakcie urlopu, nie powinien czekać z informacją o tym aż do zakończenia urlopu.

Przykład 7
Pracownik późno powiadamia o swojej chorobie
Pracownik rozpoczął 3-tygodniowy urlop. Po tygodniu urlopu zachorował, a lekarz wystawił mu 4-tygodniowe zwolnienie. Pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o chorobie niezwłocznie po uzyskaniu zwolnienia lekarskiego, najpóźniej w drugim dniu od zachorowania.
Jednak w przypadku gdyby pracownik dopiero kilka dni po zachorowaniu (w trakcie trwającego oficjalnie urlopu) powiadomił o zwolnieniu, to pracodawca i tak miałby obowiązek udzielić w terminie późniejszym całego objętego zwolnieniem lekarskim urlopu.

Części urlopu, która pozostała niewykorzystana, nie trzeba udzielać bezpośrednio po ustaniu przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność – chyba że strony właśnie taki termin jej odebrania ustalą.

Przykład 8
Przerwanie urlopu zaległego
Pracownik rozpoczął w sierpniu zaległy urlop z poprzedniego roku kalendarzowego. Jednak zaraz po jego rozpoczęciu zachorował i był na zwolnieniach aż do połowy października. Normalnie urlopu zaległego należy udzielić do końca września. Jednak w tym przypadku nie było to możliwe i wolno udzielić go po powrocie pracownika (najlepiej już w październiku).

Jeśli pracownik nie może wykorzystać tylko części rozpoczętego już urlopu, pozostałe jego części uznaje się za udzielone. W tym przypadku nie trzeba od nowa uzgadniać udzielenia całego urlopu – jak przy przesunięciu urlopu.

Przerwanie urlopu z powodu choroby pracownika może skutkować tym, że pracownik nie spełni warunku korzystania z urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, a tym samym nie nabędzie prawa do świadczenia urlopowego lub dopłaty do wypoczynku z ZFŚS.

Przykład 10
Choroba, która powoduje, że nie nazbiera się 14 dni wypoczynku
Zakładowy regulamin funduszu socjalnego stanowi, że pracodawca dofinansowuje wypoczynek pracownika, pod warunkiem że trwa on nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych. Pracownik wykorzystywał urlop w wielu częściach po kilka dni każda. Na koniec zostawił sobie jednak 10 dni urlopu, aby razem z wolnymi sobotami i niedzielami dały wypoczynek 14-dniowy i umożliwiły uzyskanie dofinansowania z funduszu socjalnego. Niestety, po tygodniu zachorował i otrzymał zwolnienie lekarskie. W tym przypadku być może bardziej opłaca mu się nie zgłaszać tego zwolnienia pracodawcy, ponieważ skutkowałoby to przerwaniem urlopu i brakiem możliwości wykorzystania 14-dniowego odpoczynku, a co za tym idzie – utratą prawa do dofinansowania do wypoczynku w danym roku kalendarzowym.

W przypadku gdyby pracownik zachorował w trakcie przebywania na urlopie za granicą, wystawione tam zaświadczenie lekarskie również spowoduje przerwę w wykorzystywaniu urlopu. Jednak aby mógł uzyskać zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą, zaświadczenie powinno zostać przetłumaczone na język polski. Warunek ten nie dotyczy zaświadczeń wystawionych na terytorium państw członkowskich UE i EFTA, które zasadniczo należy uznać bez przedstawiania tłumaczenia.

Pod określonymi warunkami pracodawca może podjąć decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu. Może to zrobić tylko wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Przy czym, okoliczności te muszą więc zaistnieć co najmniej w pierwszym dniu urlopu. W przeciwnym razie uzasadniałyby przesunięcie terminu urlopu, ale już nie jego przerwanie.

Przyjmuje się, że odwołanie pracownika z urlopu jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, uniemożliwiające prawidłowe funkcjonowanie zakładu. Chodzi o to, że ten konkretny pracownik powinien być w danym przypadku niezastąpiony – choć ostatecznie to pracodawca ocenia, czy obecność w zakładzie tej osoby jest niezbędna. Typowy przykład to poważna awaria, z którą nie mogą sobie poradzić inni pracownicy.

Przykład 11
Awaria, którą może naprawić tylko konkretny pracownik
Podstawowa maszyna służąca do bieżącej, codziennej produkcji miała poważną awarię. Produkcja nie może być wstrzymana, a naprawić maszynę potrafi tylko konserwator, który akurat ma urlop. Jeśli rzeczywiście nikt nie może zastąpić konserwatora, można odwołać go z urlopu. Nieuzasadnione byłoby natomiast odwoływanie pracownika z urlopu w związku z planowaną kontrolą w zakładzie, o której pracodawca był uprzedzony przed udaniem się pracownika na urlop (mogłoby to być co najwyżej ewentualnie przyczyną przesuwającą urlop).

Należy poinformować pracownika o przyczynach odwołania go z urlopu. Przepisy nie wskazują formy odwołania, należy więc przyjąć, że można tego dokonać w każdy sposób przyjęty w danym zakładzie. Do celów dowodowych wskazane jest zachowanie formy pisemnej, chyba że regulacje zakładowe przewidują inaczej. Niewykorzystana część urlopu powinna zostać udzielona pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym.

Przy odwołaniu z urlopu, przepisy nakładają na pracodawcę wyraźny obowiązek zwrotu kosztówponiesionych przez pracownika w związku z odwołaniem z urlopu. Dotyczy to tylko tych kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem. Pracodawca musi więc np. pokryć koszty wykupionych biletów lotniczych, jeżeli nie ma możliwości odzyskania pieniędzy z tytułu ich zwrotu, a także wniesionych opłat, jeżeli zgodnie z zawartą umową organizator wypoczynku ich nie zwraca. Zalicza się tu także koszty wcześniejszego powrotu pracownika z miejsca spędzania urlopu.

Jeśli pracownik spędzał urlop z rodziną, pracodawca powinien także zwrócić koszty przypadające na członków rodziny, którzy również zostali zmuszeni do przerwania wypoczynku. Wniosku o zwrot kosztów pracownik nie musi uzasadniać, powinien natomiast udokumentować wydatki (za pomocą jakichkolwiek dokumentów: biletów, rachunków, cenników itp.).

Roszczeń związanych z poniesionymi kosztami odwołania z urlopu pracownik może dochodzić przed sądem pracy. Przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, tj. od dnia poinformowania pracownika o odwołaniu.

Przykład 12
Koszty odwołania pracownika z urlopu po kilku dniach korzystania z niego
Zakładając, że pracownik zapłacił już za cały tydzień w hotelu, a po 3 dniach odpoczynku został odwołany – za te 3 dni, w które wypoczywał, pracodawca nie musi już zwracać kosztów pobytu (podobnie jak za bilet lotniczy w tamtą stronę).

Przepisy nie przewidują przerwania urlopu na wniosek pracownika (np. uzasadniony ważnymi przyczynami). Niemniej jednak można analogicznie zastosować tu zasady dotyczące przesunięcia urlopu. Oznacza to, że pracodawca może (ale nie musi) wyrazić zgodę na przerwanie urlopu. Natomiast w takich przypadkach firma nie jest zobowiązana do zwrotu pracownikowi jakichkolwiek kosztów skróconego odpoczynku. Strony uzgadniają termin odbioru niewykorzystanej części urlopu.