Zmiany zostały wdrożone rozporządzeniem MRiPS z 18 października 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe i weszły w życie 17 listopada 2023 r. Na mocy przepisów przejściowych pracodawcy uzyskali dodatkowe 6 miesięcy na dostosowanie dotychczasowych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, które zostały utworzone przed 17 listopada 2023 r. Wspomniane 6 miesięcy mija jednak już niedługo – 17 maja 2024 r.

Mimo wielu nowości rozporządzenie nadal koncentruje się na osobach, które użytkują monitor ekranowy przez dużą część swojego czasu pracy. W tym zakresie zmian nie było i nadal za pracownika dla potrzeb wynikających z przepisów rozporządzenia MPiPS z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe uznaje się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Tylko taki pracownik może liczyć na odpowiednie zmiany w swoim stanowisku pracy i na refundację szkieł kontaktowych, o ile są one mu niezbędne do pracy przy monitorze ekranowym.

Obecnie pracodawca nadal jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi użytkującemu podczas pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach (czyli w Kodeksie pracy i w rozporządzeniu MZiOS z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy). W tym zakresie nic się nie zmieniło.

Nowością jest jednak obowiązek zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi (użytkującemu monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniem lekarza profilaktyka, jeśli wyniki badań profilaktycznych wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym (np. komputerze).

Podstawą refundacji zakupu okularów lub szkieł kontaktowych są dokumenty:

• skierowanie na badania profilaktyczne, z którego wynika, że pracownik wykonuje pracę przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, oraz
• orzeczenie z badań profilaktycznych z adnotacją o konieczności stosowania okularów lub szkieł korekcyjnych podczas pracy.

Jeżeli więc pracodawca wpisze w skierowaniu na badania profilaktyczne informację, że pracownik pracuje przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to lekarz profilaktyk powinien podczas badań profilaktycznych wykonać badanie wzroku w zakresie ostrości widzenia zgodnie ze wskazówkami metodycznymi w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników (z załącznika nr 1 do rozporządzenia MZiOS z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy).

Lekarz profilaktyk może także rozszerzyć badanie profilaktyczne – jeśli uzna to za konieczne – o dodatkowe badania specjalistyczne w zależności od wskazań, np. o badanie okulistyczne. Na koniec badań lekarz profilaktyk wydaje orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy w warunkach określonych w skierowaniu (lub o istnieniu przeciwwskazań do pracy w warunkach określonych w skierowaniu, choć takie orzeczenie uniemożliwia dopuszczenie pracownika do pracy). I w tym orzeczeniu lekarz powinien wskazać potrzeby pracownika, tj. lekarz powinien określić, czy pracownik musi stosować korekcję wzroku podczas pracy. Z nowych przepisów nie wynika jednak, czy to lekarz musi wpisywać informację o rodzaju tej korekty (tj. czy pracownik powinien użytkować okulary, czy szkła kontaktowe), czy też o wyborze rodzaju korekty decyduje sam pracownik. W kwestii tej wypowiedziała się również PIP, wskazując, że wszystko zależy od wskazań lekarza profilaktyka.

Zarówno przepisy dotychczasowe, jak i nowe kładą nacisk na taki sposób organizacji stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy, aby nie tylko spełniało ono minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, ale także było ergonomiczne. Dlatego też podstawową zasadą przy organizacji takiego stanowiska jest wyposażenie go zgodnie z wymogami i rozmieszczenie elementów tego wyposażenia w taki sposób, aby nie powodował podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku.

Stanowisko pracy nie może być źródłem zagrożeń dla pracownika, z tego względu bardzo ważne jest odpowiednie ustawienie sprzętu, zapewnienie odpowiedniego krzesła oraz na życzenie pracownika opcjonalnych elementów takiego stanowiska, takich jak np. podnóżek.

Co istotne, zmianie uległa definicja stanowiska pracy. Obecnie jest to przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
• krzesłem i stołem,
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Poprzednie przepisy wśród wyposażenia podstawowego wymieniały monitor, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek. Nowelizacja otworzyła więc drogę do użytkowania podczas pracy komputerów typu all-in-one, a więc komputerów, które podobnie jak tablet wszystkie podzespoły mają „wbudowane” w ekran. Wystarczy więc zapewnić do takiego komputera klawiaturę i mysz i będzie on spełniał wymagania wynikające z nowych przepisów (z tym zastrzeżeniem, że spełnia on wymogi dotyczące monitora ekranowego, o czym poniżej).

Całkowitą nowością ostatniej nowelizacji jest określenie zasad bezpiecznego i ergonomicznego użytkowania laptopów na stanowisku pracy (czyli systemów przenośnych przeznaczonych do pracy na danym stanowisku).

Zgodnie z nowymi wytycznymi, w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. W konsekwencji, jeśli pracownik korzysta na danym stanowisku z laptopa przez okres krótszy niż połowa dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi wspomnianego dodatkowego wyposażenia.

Nowe przepisy dość szczegółowo normują kwestię monitora i wymieniają, jakie wymagania musi on spełnić. Wskazują także, w jaki sposób powinien on zostać ustawiony na stanowisku. Przede wszystkim:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
• obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,
• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.

Ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi pracownika, a górna krawędź monitora powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Zasada ta obowiązywała także przed 17 listopada 2023 r. W porównaniu do dotychczasowej regulacji nowe przepisy zrezygnowały z drobiazgowego określania m.in. odległości między sąsiadującymi monitorami czy odległości monitora od oczu pracownika. Co istotne, obecnie trzeba zwrócić uwagę na ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła. Ustawienie monitora powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła.

Ważne, aby klawiatura oraz mysz stanowiły osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. Powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne. W porównaniu z poprzednią regulacją nowe przepisy zrezygnowały ze szczegółowego określania kątów nachylenia klawiatury i jej wysokości.

Obecnie konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, w szczególności powinna zapewniać:

• wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą,
• ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem (według poprzednich przepisów minimalna odległość między klawiaturą a przednią krawędzią stołu musiała być nie mniej sza niż 100 mm, obecnie przepisy nie określają już konkretnych odległości w tym zakresie),
• ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy. Powierzchnia blatu stołu powinna być matowa.

Spore zmiany dotyczą natomiast krzeseł „do pracy komputerowej”. Nowe przepisy nie tylko zrezygnowały ze szczegółowego określania zakresu regulacji siedziska i oparcia (zastrzegły jedynie, aby mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia były łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej). Także „dołożyło” do krzeseł komputerowych regulowane podłokietniki, podczas gdy dotychczas wystarczyło, że krzesło w ogóle posiadało podłokietniki. Według nowych przepisów – krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
• regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
• wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,
• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,
• regulowane podłokietniki.

Dotychczasowe przepisy wymagały zapewnienia uchwytu na dokumenty, jeśli podczas pracy istniała konieczność korzystania z dokumentów. Obecnie, po zmianie przepisów, taki uchwyt na dokumenty jest opcjonalny, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek zapewnić go pracownikowi, o ile ten zgłosi taką potrzebę. Podobnie z podnóżkiem, który także przed zmianą przepisów był dostępny na życzenie pracownika. Poprzednie przepisy określały szczegółowo kąt pochylenia podnóżka i zawierały wskazówki co do powierzchni podnóżka. Obecnie przepisy ograniczają się jedynie do zapewnienia, że jeśli pracownik zwróci się o podnóżek do pracodawcy, ten musi go pracownikowi zapewnić.

Przepisy rozporządzenia MPiPS z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie odnoszą się w sposób wyraźny do kwestii organizacji stanowiska pracy zdalnej zlokalizowanego w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą.

Pracownik wykonujący pracę zdalną lub hybrydową (w zakresie dotyczącym stanowiska pracy zlokalizowanego w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, np. w domu pracownika), co do zasady, musi samodzielnie zorganizować sobie stanowisko pracy, w tym m.in. biurko i krzesło. Co bardzo ważne, jeśli chodzi o komputer, to musi spełniać on warunki z rozporządzenia. Jeżeli więc pracownik ma firmowego laptopa, to pracodawca musi mu zapewnić klawiaturę, monitor itd., czyli tak jak w firmie. Chyba że pracownik zapewnia sobie własny sprzęt (po ustaleniu z pracodawcą i w zamian za ekwiwalent pieniężny), wówczas sprzęt musi spełniać wymagania bhp.

Komputer może także zapewnić pracownik po uprzednich ustaleniach z pracodawcą w tym zakresie. Takie stanowisko powinno być zorganizowane z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia MPiPS z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawca zaś może przeprowadzić kontrolę w zakresie spełnienia przez pracownika tego obowiązku. Kontrola odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie pracy i przepisach regulujących pracę zdalną w danym zakładzie pracy, np. w regulaminie lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.