Przepisy o sygnalistach zawierają definicje kluczowych pojęć na potrzeby ustawy (słowniczek w art. 2 ustawy). Niektóre terminy wymagają bowiem wyjaśnienia (np. zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne), a inne doprecyzowania (np. osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia czy osoba powiązana z sygnalistą). Dlatego też wspomniane przepisy definiują m.in.: informację o naruszeniu prawa, ujawnienie publiczne, zgłoszenie (w tym zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne), osobę której dotyczy zgłoszenie, osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia czy osobę powiązaną z sygnalistą.

Przedmiotem działalności sygnalisty jest naruszenie prawa. Jednak nie każde naruszenie przepisów może zostać zgłoszone w trybie przepisów o sygnalistach. Nowe przepisy dotyczą bowiem działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z wyżej wymienionymi dziedzinami.

Co istotne, podmiot może dodatkowo rozszerzyć swoją procedurę zgłoszeń wewnętrznych o możliwość zgłaszania w ramach tej procedury naruszeń obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych ustalonych na podstawie przepisów prawa.

Poza ustawą o sygnalistach pozostają:

• informacje niejawne oraz inne informacje, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• tajemnica zawodowa zawodów medycznych oraz prawniczych;
• tajemnica narady sędziowskiej;
• postępowanie karne - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Za sygnalistę uznaje się osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (tekst jedn. z 2023 r., Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, ze zm.);

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (tekst jedn. z 2024 r., Dz.U. z 2024 r. poz. 248), czyli osoba fizyczna w czynnej służbie wojskowej, np. żołnierz WOT, żołnierze zawodowi, osoby pełniące dobrowolną służbę wojskową.

Sygnalista podlega ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warunkiem uzyskania ochrony jest jego uzasadnione przekonanie:

• o prawdziwości informacji w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia i

• że dana informacja dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w ustawie o sygnalistach.

Zgłoszenia w ramach procedury wewnętrznej i zewnętrznej mogą być dokonywane anonimowo. Jeśli zgłoszenie następuje z podaniem danych osobowych sygnalisty pozwalających na ustalenie jego tożsamości, dane te są chronione i nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom. Chyba, że sygnalista wyraźnie zgodzi sięna ujawnienie jego danych.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (na tym polega ochrona osób zgłaszających naruszenia). Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty, wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Za takie działania uznaje się w szczególności:

Zgłoszenie wewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa. Procedurą zgłoszenia wewnętrznego objęte zostały:

• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną,
• Pracodawców,
• Podmioty wskazane w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (tekst jedn. z 2023 r., Dz.U. z 2023 r. poz. 1524), czyli podmioty zobowiązane do udostępniania lub przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania,

na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkowąco najmniej 50 osób. Nie dotyczy to jednak jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Procedurę ustala się po konsultacjach z załogą. A dokładniej z :

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz tego podmiotu, wyłonionymi w trybie przyjętym w tym podmiocie (w razie braku związków zawodowych).

Wspomniane konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dniod dnia przedstawienia przez podmiot projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej albo podmiot zewnętrzny, upoważnione przez dany podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, upoważnione do podejmowania działań następczych (w tym weryfikacja zgłoszenia, dalszy kontakt z sygnalistą, przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej),
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu),
• obowiązek podjęcia działań następczych (z zachowaniem należytej staranności),
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu),
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do RPO albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może (choć nie jest to obowiązek) dodatkowo objąć zgłaszanie naruszeń dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Może także ustalać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Zgłoszenie wewnętrzne można przekazać co najmniej ustnie lub pisemnie(procedura powinna określać kanały komunikacji z obowiązkowym uwzględnieniem ustnego i pisemnego).Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344). Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane również podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie musi zostać udokumentowane. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przyjmowanie zgłoszeń, ich weryfikacja oraz podejmowanie działań następczych może być dokonywane tylko przez osoby posiadające pisemne upoważnienie danego podmiotu. Takie osoby są dodatkowo zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w związku z postępowaniem w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ten nie wygasa w związku z ustaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego osoby wykonywały tę pracę.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego (tj. do organu publicznego lub RPO) nie wymaga uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Zarówno RPO jak i organy publiczne muszą ustalić procedurę przyjmowania takich zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, która będzie określała dalszy tryb postępowania. Na stronach internetowych wspomnianych organów oraz RPO muszą pojawić się informacje niezbędne sygnalistom, w tym m.in. a nadto podmioty te muszą udostępnić zgłaszającym kanały komunikacji inne niż te, które są wykorzystywane w ramach zwykłej działalności tych podmiotów.

RPO dokonuje wstępnej weryfikacji i kwalifikuje co dalej ze zgłoszeniem. Albo nadaje mu bieg kierując do właściwego organu publicznego (informując o tym sygnalistę) albo odstępuje od przekazania zgłoszenia do właściwego organu publicznego informują sygnalistę o innym sposobie załatwienia sprawy, np. konieczności skierowani pozwu do sądu cywilnego. Podobnie postępuje organ publiczny, który otrzymał zgłoszenie, z tym, że jeśli dotyczy ono przedmiotu działalności danego organu – przejmuje zgłoszenie do rozpoznania, a jeśli leży ono w kompetencji innego organu – przekazuje zgłoszenie odpowiednio według właściwości rzeczowej informując o tym sygnalistę.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:

• Dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmioty zobowiązane do reakcji w ramach poszczególnych procedur nie zareagował w terminach określonych tymi przepisami,
• Dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publicznynie zareagował w terminach określonych w przepisach o sygnalistach,
• Ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Przepisy o sygnalistach zawierają także sankcje. Większość stypizowanych w nich naruszeń to przestępstwa (m.in. uniemożliwienie lub istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia, podjęcie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, ujawnienie danych sygnalisty wbrew przepisom ustawy czy dokonanie zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło). Natomiast brak procedury zgłoszenia wewnętrznego (mimo obowiązku jej wprowadzenia) lub wdrożenie tej procedury z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów jest wykroczeniem, za które grozi grzywna.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia (czyli 25 września 2024 r.) z wyjątkiem przepisów:

• art. 5 ust. 4 ustawy (określenie organu właściwego do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa przez służby specjalne i do realizacji zadań dotyczących zgłoszenia zewnętrznego),
• art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy (obowiązek zawarcia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do RPO albo organów publicznych oraz - w razie potrzeby - do unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych) oraz
• rozdziału 4 (dotyczące zgłoszeń zewnętrznych),

które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia (czyli 25 grudnia 2024 r.).