Podstawa wymiaru zasiłku – w jaki sposób uwzględniać premie regulaminowe

Podstawę wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, a więc zasiłku chorobowego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi stanowi wypłacone wynagrodzenie składające się ze składników stałych i zmiennych. Podstawa wymiaru jest ustalana z uwzględnieniem wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zachorowania czy też powstania prawa do zasiłku. 

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczeń, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku trzeba pamiętać o określonych zasadach.

Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru świadczeń uznaje się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. W przypadku gdy pracownik nie przekroczył rocznej podstawy wymiaru składek, jest to 13,71% podstawy wymiaru.

Premia jest składnikiem wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik. W Kodeksie pracy jest mowa tylko o nagrodzie. Zgodnie z art. 105 kp pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Z przepisu tego wynika, że nagroda ma charakter uznaniowy i jej przyznanie zależy od decyzji pracodawcy.

Premia nie jest uregulowana bezpośrednio w Kodeksie pracy i prawo do niej wynika z wewnętrznych przepisów obowiązujących u danego pracodawcy. Kwestię wliczenia do zasiłku chorobowego składnika wynagrodzenia w postaci premii reguluje art. 41 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem, ustalając podstawę wymiaru świadczeń chorobowych, nie należy uwzględniać składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresach pobierania zasiłków na podstawie układu zbiorowego pracy lub wewnętrznych przepisów o wynagradzaniu.

Decydujący wpływ ma zatem treść aktów wewnątrzzakładowych. Jeżeli stanowią one, że premia przysługuje pracownikowi także w okresie choroby czy też pobierania zasiłków, to nie wlicza się jej do podstawy wymiaru świadczeń. Z kolei jeśli z regulacji tych wynika, że premie nie są wypłacane w okresie choroby, to należy wliczyć je do podstawy wymiaru zasiłku. Jeżeli przepisy płacowe nie dają pracownikowi prawa do premii za okres choroby, to należy uznać, że premia powinna być wliczana do podstawy wymiaru zasiłków.

Należy bowiem pamiętać, że celem zasiłku jest rekompensata pracownikowi utraty składników wynagrodzenia za pracę, których nie otrzyma on w okresie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą (czy też pobierania zasiłku macierzyńskiego). W sytuacji gdy pracownik otrzymuje dane świadczenia niezależnie od pobierania świadczeń zasiłkowych, to jednoczesne uwzględnienie go w ramach zasiłku prowadziłoby do uzyskania „podwójnego” świadczenia przez pracownika. Wtedy pracownik pobierający zasiłek (wynagrodzenie chorobowe) otrzymałby czasami wyższą kwotę niż w okresie, w którym pracował. Byłoby to sprzeczne z ideą zasiłku jako świadczenia wypłacanego w zastępstwie utraconego dochodu. 

Premie za okresy miesięczne uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. W sytuacji gdy u pracodawcy są przyznawane premie, to do podstawy wymiaru zasiłku należy wliczyć premie, które pracownikowi wypłacono za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania. Zsumowana kwota premii po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i podzieleniu przez 12 będzie wliczona do podstawy zasiłkowej.

Na przykład jeżeli pracownik zachorował 10 lutego 2025 r., to do podstawy wymiaru należało wliczyć zsumowaną kwotę premii, jakie pracownik otrzymał za okres od lutego poprzedniego roku do stycznia bieżącego roku. Trzeba pamiętać, że taki sposób postępowania obowiązuje, gdy podstawa wymiaru będzie ustalana z 12 miesięcy. W konsekwencji premie należy uwzględniać w podstawie wymiaru za miesiąc, za który została ona przyznana, a nie za miesiąc, w którym została wypłacona.

Pracodawcy przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków muszą także ustalić, czy premia (nagroda) powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru w wysokości faktycznie wypłaconej, czy też po uzupełnieniu:

1. Jeżeli premia (nagroda) jest pomniejszana proporcjonalnie – należy ją uzupełnić.
2. Jeżeli premia jest pomniejszana, ale w inny sposób – należy ją przyjąć bez uzupełniania w kwocie faktycznie wypłaconej za dany okres.